약 1,000건의 미국 특허 출원 절차 종결 – 국경 간 준법 감시(Compliance) 위기와 교훈
USPTO는 국경간 “중개(intermediary)” 모델을 통해 처리된 출원서류에서 중대한 불규칙이 확인된 후, 약 1,000건의 특허출원에 대해 **절차를 종료(terminated)**하였습니다. 본 사안은 미국 내 한 기관이 등록 실무자 및/또는 출원인의 무단 전자서명을 사용하여 문서를 제출한 사실이 확인되면서 촉발되었고, 이에 따라 USPTO는 해당 포트폴리오 전반에 걸쳐 Show Cause Order를 발령하였습니다.
이 법적 스캔들의 핵심은 **성실성(integrity)**에 관한 근본적 위반에 있었습니다. 즉, 미국 변호사는 단지 “편의상 서명자(signatory of convenience)”로서만 기능하였고, 최종 고객과 직접적인 관여가 없었으며, 제출된 서류의 진정성을 검증하지 않았습니다.
그 결과, 약 1,000건의 특허출원은 절차상 무효 처리되었고, 해당 미국 변호사는 공개 견책(public reprimand) 처분을 받았으며, 오랜 기간 유지되어 온 “국내에서 작성(draft domestically) – 미국에서 서명(sign in the United States)” 모델은 이제 강화된 규제 심사의 대상이 되었습니다.
USPTO는 사실상 “저비용 서명 외주(low-cost signature outsourcing)” 시대에 종지부를 찍고 있습니다. 중국 또는 베트남의 IP 법률사무소를 불문하고, 미국 대리인(U.S. counsel)이 고객 커뮤니케이션에 실질적으로 관여하고, 서명 및 핵심 제출서류를 독립적으로 검증하며, 체계적인 이해상충 점검을 수행하고, 출원서류의 작성 및 제출 전 과정에 대해 실질적인 감독과 품질관리를 행사하는 투명한 협업 구조로 전환해야 합니다. 이를 통해 고객을 위한 법적 준수, 절차적 무결성, 및 리스크 완화를 확보할 수 있습니다.
I. 배경
2022–2023년 동안, AlphaTech(중국) (본 예시에서는 익명 처리함)는 글로벌 특허 확장 전략을 가속화하였습니다. 약 18개월의 기간 동안, 동 회사는 미국 특허출원 약 1,000건을 제출하였으며, 그 대부분은 **PCT 국내단계(PCT national phase)**를 통해 미국에 진입하였습니다.
AlphaTech은 다음과 같이 권한을 부여하였습니다:
- Agency B(중국)가 출원절차(prosecution) 관련 사안을 관리 및 총괄 조정하도록 함;
- Agency B는 다시 Agency C(미국)와 협력하여 USPTO에 출원 및 절차 진행을 수행하도록 함.
대량 출원, 촉박한 기한, 그리고 비용 민감형 서비스 구조로 인해, Agency C는 내부적으로 “최적화된 워크플로(optimized workflow)”로 간주되는 모델을 채택하였습니다. 해당 구조 하에서, 실질적 명세서 작성(substantive drafting), 문서 준비 및 고객 커뮤니케이션은 거의 전적으로 중국에서 수행되었고, 미국 실무자(U.S. practitioner)는 형식적 검토만 수행한 뒤 출원을 위해 자신의 전자서명을 부여하는 역할에 그쳤습니다.
이와 같은 “국내에서 준비 – 미국에서 서명” 모델은 효율성을 극대화하고 비용을 최소화하기 위해 설계되었습니다. 그러나 그 결과, 미국 대리인의 역할은 실질적 감독, 검증, 및 전문적 판단을 행사하는 독립적 책임 주체라기보다는, 사실상 명목상 서명자로 축소되었습니다.
당시에는 해당 구조가 상업적으로 실용적인 것으로 평가되었습니다. 그러나 사후적으로 보면, 이는 규제 준수, 서명 진정성 확인(signature authentication), 실무자 감독, 및 윤리적 책임 측면에서 중대한 취약점을 노출하였고, 이러한 위험은 이후 시스템적 결과로 구체화되기에 이르렀습니다.
II. 위반행위(Violation) – 전자서명의 부적절한 사용(Improper Use)
출원 절차 진행 과정에서, 등록 특허 실무자가 아닌 Agency C 소속 직원이, 등록된 미국 특허변호사의 전자서명 계정을 사용하여 특허출원서, 위임장(Powers of Attorney) 및 Office Action에 대한 **응답서(Responses)**를 제출하였습니다.
기록상 대리인(practitioner of record)은 USPTO 시스템에 직접 접속하지 않았으며, 각 제출서류에 대해 개별 검토도 수행하지 않았습니다.
USPTO 규정에 따르면, 등록 실무자의 전자서명은 **개인적·전문적 인증(personal professional certification)**에 해당합니다. 이는 특허청(Office) 대리 자격이 없는 자에게 위임되거나 그러한 자에 의해 사용될 수 없습니다. 해당 서명은 제출행위에 관한 실무자의 독립적 책임 및 적용되는 윤리·절차 기준 준수에 대한 책임을 표상합니다.
USPTO는 내부 준수 점검과 시스템 접속 로그 분석을 통해 불규칙을 확인한 후, 공식 조사를 개시하였습니다.
그 결과는 단호하였습니다. USPTO는 약 1,000건의 특허출원을 포괄하는 Show Cause Order를 발령하고, 다음 사항에 관한 공식적 소명을 요구하였습니다: 실제로 누가 출원을 제출하였는지; 기록상 대리인이 **실질적 감독 통제(genuine supervisory control)**를 행사하였는지; 제출서류가 절차적으로 유효하고 적법한 권한에 기초하여 승인되었는지.
쟁점은 더 이상 발명의 특허성(patentability)이 아니었습니다. 쟁점은 **절차적 무결성(procedural integrity)**과 **실무자 책임(practitioner accountability)**의 문제로 전환되었습니다.
III. “구제 단계(Rescue Phase)” — 신규 미국 대리인 선임(Appointment of New U.S. Counsel)
Agency C의 신뢰성이 악화되자, Agency B(중국)는 위기 대응을 위해 새로운 미국 특허변호사(이하 “Attorney D”)를 선임하였습니다.
Attorney D의 주요 임무는 다음과 같았습니다: USPTO에 대한 신규 대리(새로운 대표권) 설정; 소명명령(Show Cause Order) 대응; 해당 특허출원이 유효하게 유지되어야 함을 USPTO에 설득.
Attorney D가 취한 대응 방식:
Agency B는 이메일로 Attorney D에게 다음 자료를 전달하였습니다: 사전 작성된 소명서(pre-drafted explanation), 출원인 진술서(Applicant declarations), 그리고 스캔 서명이 포함된 위임장(Powers of Attorney).
Attorney D는 다음 사항을 이행하지 않았습니다:
- AlphaTech과의 직접 소통을 구축하지 않음;
- 서명이 권한 있는 회사 대표자에 의해 적법하게 이루어졌는지 독립적으로 확인하지 않음;
- 신원 확인(identity authentication) 또는 이를 뒷받침할 증빙자료를 요구하지 않음;
- 대규모 출원 포트폴리오 전반에 대한 이해상충(conflict-of-interest) 점검을 체계적으로 수행하지 않음.
그는 제한적·형식적 검토만 수행한 후 자신의 서명을 부여하고, USPTO에 답변서를 제출하였습니다.
운영상으로는 효율적으로 보였을 수 있으나, 규제 준수 관점에서는 독립적 전문 감독, 서명 진정성 확인, 고객과의 직접 소통, 이해상충 관리 측면에서 추가적인 결함을 드러냈습니다.
결국 이 사안은 단순한 서명 오·남용 문제에서 출발하였으나, 미국 대리인이 실질적 전문적 책임을 수행하였는지, 아니면 독립적 통제 없이 형식적 중개자에 그쳤는지에 대한 보다 광범위한 심사로 확장되고 있었습니다.
IV. USPTO는 본 사안을 어떻게 평가하였는가?
USPTO는 서면 소명서의 내용에만 심사를 한정하지 않았습니다. 오히려, Attorney D의 전문직 수행 전 과정을 종합적으로 평가하였습니다.
특허청은 다음의 3가지 중대한 결함을 확인하였습니다.
[i] 실질적 감독 결여(Lack of Substantive Oversight): Attorney D는 (i) 제출된 서명이 진정한 것임을 입증하지 못하였고, (ii) 고객이 절차상 위험을 충분히 고지받았는지 여부, 및 (iii) 본인이 대리업무 전반에 대하여 실질적 감독 통제를 행사하였는지 여부를 적절히 소명하지 못하였습니다.
37 C.F.R. Part 11(USPTO Rules of Professional Conduct)에 따르면, 등록 실무자는 자신의 서명 하에 제출된 서류에 관하여 개인적 책임을 부담합니다. 여기에는 전문성(competence), 성실성(diligence), 진실의무(candor), 및 **감독의무(supervision)**가 포함됩니다.
[ii] 실제 고객과의 직접 소통 부재(Failure to Communicate Directly with the Actual Client): 전 과정에서 모든 커뮤니케이션은 Agency B를 통해서만 이루어졌고, Attorney D는 최종 출원인인 AlphaTech에 대해 어떠한 직접 통지 또는 직접 설명도 전달하지 않았습니다.
미국의 전문책임 기준 하에서, 변호사는 고객이 **중요한 진행 사항(material developments)**을 합리적으로 인지할 수 있도록 보장해야 하며, 특히 그 진행 사항이 **대량 절차 종료(mass procedural termination)**의 위험을 수반하는 경우에는 더욱 그러합니다.
[iii] 이해상충 점검 부적정(Inadequate Conflict-of-Interest Review): 조사 결과, Attorney D는 적어도 2건의 이해상충 상황에 직면한 사실이 추가로 확인되었습니다:
- 한 사례에서는, 약 8개월의 간격을 두고, 서로 다른 두 출원인을 위하여 동일한 산업디자인을 출원하였습니다. 선출원은 이미 등록된 상태였음에도, 후출원 진행 시 Attorney D는 중복을 인지하지 못하였습니다.
- 더 중대한 사례로, 동일한 날에 서로 다른 두 출원인을 위하여 동일한 산업디자인 출원을 동시에 제출하였습니다.
두 경우 모두, 중복은 Attorney D가 아니라 **USPTO 심사관(examiner)**에 의해 최초로 발견되었습니다. Attorney D는 사건 수가 과도하게 많았기 때문에 주로 기억에 의존하였고, 체계적 점검 메커니즘이나 전문 관리 소프트웨어를 사용하지 않았다고 설명하였습니다.
USPTO는 이를 단순한 단발성 실수로 보지 않고, 이해상충 관리의 시스템적 실패로 평가하였습니다.
V. 결과(Consequences)
2024년 10월, USPTO는 초기 위반행위를 시정할 근거가 없다고 결론지었고, 그에 따라 약 1,000건의 특허출원은 모두 절차 종료(terminated) 처리되었습니다.
2026년 2월, USPTO는 Attorney D에 대한 징계조사를 종결하였습니다. 당사자들은 **합의(settlement agreement)**에 도달하였고, 부과된 징계의 형태는 **공개 견책(public reprimand)**이었습니다.
의무적 시정조치에는 다음이 포함되었습니다: 이해상충 점검 소프트웨어의 도입; **서명 검증 메커니즘(signature verification mechanism)**의 구축; 그리고 고객과의 모든 중요 커뮤니케이션에 대해 Attorney D를 **참조(cc)**하도록 하는 요구사항.
결론(Conclusion)
USPTO에서 발생한 특허출원 **대량 절차 종료(mass termination)**는 단순한 개별적 기술 오류(isolated technical error)가 아니라, 국경간 준수(compliance) 거버넌스의 **시스템적 실패(systemic failure)**를 드러낸 사건이었습니다. 미국에서 특허 보호를 모색하는 베트남 및 중국의 개인·기업에게, 본 사안은 **전문 기준(professional standards)**을 결여한 운영 모델에 잘못된 신뢰를 부여할 경우, 지식재산 자산이 얼마나 **취약(fragile)**해질 수 있는지를 보여주는 명확한 경고입니다.
이 법적 재난으로 이어진 원인 연쇄를 되짚어보면, 익숙한 패턴이 확인됩니다. 즉, 물량(volume) 추구 압박과 **저가 수임(low service fees)**이 결합되면서, “작성(drafting)” 단계와 “서명·제출(signing and filing)” 단계 사이에 책임이 극단적으로 분절되었습니다. 고객과의 직접 소통이 결여되고, 구조화된 이해상충 점검(conflict-checking) 시스템이 부재하며, **서명 진정성 확인(signature authentication)**에 대한 통제력이 약화된 상태에서, 대리기관들은 사실상 자신들과 고객을 규제 당국과의 정면 충돌 상황으로 몰아넣었습니다.
미국 법체계 하에서 다음의 핵심 원칙은 변하지 않습니다:
- 서명 = 개인적 책임: 책임 없는 “대리 서명(proxy signing)” 또는 “타인을 위한 서명(signing on behalf of another)”이라는 개념은 허용되지 않습니다.
- 대리 = 독립적 전문의무(Independent Professional Duty): 변호사는 제3자의 도구에 불과한 존재가 아니라, 제출서류의 내용에 대해 스스로 평가하고 그 결과에 대해 책임을 부담해야 합니다.
- 준수(Compliance) = 출원의 존속 조건(Condition for Survival): 준수 사슬(compliance chain)에서 단 한 번의 붕괴만으로도 출원인의 권리는 **즉시 박탈(forfeiture)**될 수 있습니다.
USPTO가 감독·집행 메커니즘을 강화함에 따라, 법적 “회색지대(gray zones)”의 시대는 종결 국면에 접어들고 있습니다. 미국 변호사가 더 이상 “서명 하청업자(signature contractors)”로 이해되지 않고, 독립적으로 책임을 지는 전문가로 재정의되는 순간, 국제 협업 구조 전체는 근본적으로 재설계되어야 합니다.
특허대리 업무는 본질적으로 고도(高度)의 법률 서비스이며, 저비용의 산업적 생산 공정이 아닙니다. 국경간 지식재산 실무자에게, 준수 체계를 강화하고 서비스의 **실질적 품질(substantive quality)**을 제고하는 것은 단지 직업윤리의 문제가 아니라, 지속가능한 실무를 좌우하는 운영 원칙입니다. 특허자산을 장기적으로, 그리고 법적으로 안전하게 보호하기 위해, 출원인은 보호 가치사슬 전 단계에서 **투명성(transparency)**과 **명확한 책임 부담(assumption of responsibility)**을 요구해야 합니다.