Gần 1.000 Đơn Đăng Ký Sáng Chế Tại Mỹ Bị Đình Chỉ – Cuộc Khủng Hoảng Tuân Thủ Xuyên Biên Giới Và Bài Học Nào Cần Rút Ra?

USPTO (Cơ quan Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ) đã chấm dứt thủ tục đối với gần 1.000 đơn đăng ký sáng chế sau khi phát hiện các sai phạm nghiêm trọng trong hoạt động nộp đơn được thực hiện thông qua mô hình “trung gian” xuyên biên giới. Vụ việc khởi phát khi một tổ chức đại diện tại Hoa Kỳ bị xác định đã nộp tài liệu bằng cách sử dụng chữ ký điện tử không được ủy quyền của người hành nghề đã đăng ký và/hoặc người nộp đơn, khiến USPTO ban hành Lệnh Yêu Cầu Giải Trình (Show-Cause Order) trên toàn bộ danh mục hồ sơ liên quan.

Tâm điểm của vụ bê bối pháp lý này nằm ở những sai phạm cốt lõi về tính trung thực: Luật sư Mỹ chỉ đóng vai trò “ký thuê”, không trực tiếp làm việc với khách hàng cuối cùng và không xác minh tính xác thực của hồ sơ.

Hệ quả là, toàn bộ gần 1.000 hồ sơ bị vô hiệu hóa, luật sư Mỹ bị kỷ luật công khai, mô hình “soạn tại nội địa – ký tại Hoa Kỳ” bị đặt dưới giám sát nghiêm ngặt.

USPTO đang chấm dứt kỷ nguyên “thuê chữ ký giá rẻ”. Theo đó, các tổ chức dịch vụ SHTT – dù là Trung Quốc hay Việt Nam – cần chuyển sang cơ chế hợp tác minh bạch, trong đó luật sư Hoa Kỳ phải tham gia thực chất vào trao đổi với khách hàng, độc lập xác minh chữ ký và các hồ sơ/tài liệu nộp quan trọng, thực hiện rà soát xung đột một cách hệ thống, và tiến hành giám sát độc lập cùng kiểm soát chất lượng nhằm bảo đảm tuân thủ, bảo toàn tính toàn vẹn thủ tục, và giảm thiểu rủi ro cho khách hàng.

I. Bối cảnh

Năm 2022–2023, Công ty Công nghệ AlphaTech (Trung Quốc) đẩy mạnh chiến lược toàn cầu hóa sáng chế. Chỉ trong vòng 18 tháng, công ty này nộp gần 1000 đơn sáng chế vào Hoa Kỳ, phần lớn thông qua giai đoạn quốc gia từ PCT.

AlphaTech ủy quyền cho:

Công ty đại diện B (Trung Quốc) xử lý hồ sơ,
Công ty đại diện B hợp tác với Công ty C (Hoa Kỳ) để nộp đơn tại USPTO.

Do khối lượng hồ sơ lớn, chi phí dịch vụ thấp và thời hạn gấp, để “tối ưu quy trình”, Công ty C vận hành theo mô hình: Hồ sơ được chuẩn bị gần như hoàn toàn ở Trung Quốc; phía Hoa Kỳ chỉ rà soát hình thức và ký tên nộp.

II. Vi phạm phát sinh – Chữ ký điện tử không hợp lệ

Trong quá trình nộp đơn, một nhân viên tại Công ty C – không phải là registered patent practitioner (luật sư sáng chế được phép hành nghề) – đã sử dụng tài khoản chữ ký điện tử của một luật sư đăng ký hành nghề để ký nộp tờ khai, Giấy ủy quyền, Phản hồi Office Action.

Luật sư đứng tên không trực tiếp đăng nhập hệ thống, cũng không kiểm tra từng hồ sơ.

Theo quy định của USPTO, chữ ký điện tử của luật sư sáng chế được phép hành nghề là chữ ký cá nhân chịu trách nhiệm nghề nghiệp, không được ủy quyền cho người không đủ tư cách sử dụng.

Sau khi phát hiện dấu hiệu bất thường (qua kiểm tra nội bộ và phân tích lịch sử truy cập hệ thống), USPTO tiến hành điều tra.

Kết quả là, USPTO ban hành Lệnh Yêu Cầu Giải Trình (Show Cause Order) đối với toàn bộ gần 1000 hồ sơ đơn sáng chế, yêu cầu giải trình: Ai thực sự nộp đơn? Luật sư đứng tên có thực sự kiểm soát hồ sơ không? Tài liệu đã nộp có hợp lệ hay không?

III. Giai đoạn “cứu hồ sơ”: Một luật sư mới được mời vào

Do uy tín của Công ty C suy giảm, Công ty B (Trung Quốc) đã mời một luật sư Hoa Kỳ khác – gọi là Luật sư D – tiếp nhận xử lý khủng hoảng.

Nhiệm vụ của Luật sư D: Thiết lập đại diện mới, Trả lời Lệnh Yêu Cầu Giải Trình, Thuyết phục USPTO rằng các đơn vẫn hợp lệ.

Cách thức xử lý của Luật sư D: Công ty B gửi qua email cho Luật sư D: Bản giải trình đã soạn sẵn, Tuyên bố của người nộp đơn, Giấy ủy quyền có chữ ký scan.

Luật sư D: Không liên hệ trực tiếp với AlphaTech; Không xác minh chữ ký có phải do đại diện hợp pháp của AlphaTech ký; Không yêu cầu xác nhận danh tính; Không rà soát toàn diện xung đột lợi ích. Ông đọc lướt, ký tên mình và nộp phản hồi cho USPTO.

III. USPTO đánh giá thế nào?

USPTO không chỉ xem xét nội dung giải trình, mà đánh giá chuỗi hành vi nghề nghiệp của Luật sư D.

Cơ quan này xác định ba vấn đề nghiêm trọng:

[i] Thiếu kiểm soát thực chất: Luật sư D không có bằng chứng rằng: Chữ ký là xác thực, Khách hàng đã được thông báo đầy đủ, Ông thực sự kiểm soát quá trình đại diện. Điều này vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp theo quy tắc hành nghề trước USPTO (37 C.F.R. Part 11).

[ii] Không giao tiếp trực tiếp với khách hàng thực: Trong toàn bộ quá trình: Mọi trao đổi đều thông qua Công ty B, Luật sư D không gửi thông báo trực tiếp cho AlphaTech. Theo chuẩn mực Hoa Kỳ, luật sư có nghĩa vụ đảm bảo khách hàng được thông tin đầy đủ, đặc biệt khi liên quan đến nguy cơ chấm dứt thủ tục hàng loạt.

[iii] Không rà soát xung đột lợi ích đầy đủ: Luật sư D này đã phát sinh xung đột lợi ích trong ít nhất hai vụ việc.

Trong một trường hợp, cách nhau khoảng tám tháng, ông đã nộp cùng một kiểu dáng công nghiệp cho hai người nộp đơn khác nhau. Đơn trước đã được cấp bằng, nhưng khi nộp đơn sau, ông không nhận ra sự trùng lặp.
Trong trường hợp khác nghiêm trọng hơn, cùng một ngày ông đã nộp cùng một kiểu dáng cho hai người nộp đơn khác nhau.

Cả hai vụ việc đều do thẩm định viên phát hiện trước khi ông nhận ra. Ông giải thích rằng do khối lượng hồ sơ quá lớn, ông chỉ dựa vào trí nhớ mà không sử dụng hệ thống kiểm tra xung đột chuyên nghiệp.

USPTO coi đây là thiếu kiểm soát hệ thống (systemic failure of conflict management).

IV. Hệ quả

Tháng 10/2024, USPTO kết luận không có cơ sở khắc phục vi phạm ban đầu, toàn bộ gần 1000 đơn sáng chế bị chấm dứt thủ tục.

Tháng 02/2026: USPTO hoàn tất điều tra kỷ luật đối với Luật sư D. Hai bên đạt thỏa thuận dàn xếp. Hình thức xử lý: public reprimand (khiển trách công khai). Biện pháp khắc phục bắt buộc: Áp dụng phần mềm kiểm tra xung đột lợi ích, Thiết lập cơ chế xác minh chữ ký, Yêu cầu được cc trong mọi trao đổi quan trọng với khách hàng.

Kết luận

Vụ việc đình chỉ hàng loạt hồ sơ tại USPTO không đơn thuần là một sai sót kỹ thuật đơn lẻ; đây là một thất bại hệ thống trong quản trị tuân thủ xuyên biên giới. Đối với các cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam cũng như Trung Quốc đang hướng tới bảo hộ sáng chế tại Hoa Kỳ, bài học này là một hồi chuông cảnh tỉnh về sự mong manh của tài sản trí tuệ khi đặt sai niềm tin vào các mô hình vận hành thiếu chuẩn mực.

Nhìn lại chuỗi nguyên nhân dẫn đến thảm họa pháp lý này, chúng ta thấy một kịch bản quá quen thuộc: Áp lực chạy theo số lượng + Phí dịch vụ thấp dẫn đến việc phân tách trách nhiệm cực đoan giữa khâu “soạn thảo” và “ký nộp”. Khi thiếu sự giao tiếp trực tiếp với khách hàng, thiếu hệ thống rà soát xung đột và buông lỏng kiểm soát chữ ký, các đơn vị đại diện đã tự đẩy mình và khách hàng vào thế đối đầu với cơ quan công quyền.

Trong hệ thống pháp lý Hoa Kỳ, các nguyên tắc cốt lõi sau đây không bao giờ thay đổi:

Chữ ký = Trách nhiệm cá nhân: Không có khái niệm “ký hộ” hay “ký thay” một cách vô can.
Đại diện = Nghĩa vụ độc lập: Luật sư phải là người trực tiếp thẩm định và chịu trách nhiệm về nội dung, không phải là công cụ thực thi của bên thứ ba.
Tuân thủ = Điều kiện tồn tại của hồ sơ: Chỉ cần một mắt xích trong quy trình tuân thủ bị đứt gãy, toàn bộ quyền lợi của người nộp đơn có thể bị tước bỏ ngay lập tức.

Thời đại của các “vùng xám” pháp lý đang khép lại khi USPTO thắt chặt kiểm soát, giám sát. Một khi các luật sư Hoa Kỳ không còn được xem là “người ký thuê” mà là những người chịu trách nhiệm nghề nghiệp độc lập, toàn bộ cấu trúc hợp tác quốc tế cần phải được thiết kế lại từ đầu.

Đại diện sáng chế bản chất là một dịch vụ pháp lý cao cấp, không phải là một quy trình sản xuất công nghiệp giá rẻ. Đối với những người hành nghề đại diện sở hữu trí tuệ xuyên quốc gia, việc tăng cường tính tuân thủ và nâng cao thực chất chất lượng dịch vụ không chỉ là đạo đức nghề nghiệp, mà là kim chỉ nam cho mọi hoạt động. Để bảo vệ tài sản sáng chế của mình một cách bền vững, người nộp đơn cần sự minh bạch và sự cam kết trách nhiệm từ mọi khâu trong chuỗi giá trị bảo hộ.

Đọc thêm: