Trùng ngày nộp, trùng nhãn hiệu: Cơ chế xử lý của Việt Nam và cách doanh nghiệp nên hành động?

in Bài viết nổi bật, Nhãn hiệu, Việt Nam

Trên thực tế, không phải hiếm gặp trường hợp hai tổ chức hoàn toàn độc lập cùng nộp đơn đăng ký bảo hộ một dấu hiệu trùng hoặc tương tự cho cùng loại hàng hóa/dịch vụ – và đặc biệt là nộp đúng cùng một ngày. Đây tưởng chừng chỉ là sự ngẫu nhiên, nhưng lại đặt ra một bài toán pháp lý thú vị: khi cả hai đơn đều đáp ứng điều kiện về thời điểm nộp như nhau, quyền ưu tiên thuộc về ai? Ai sẽ là chủ sở hữu hợp pháp của nhãn hiệu đó?

Trong một trường hợp hi hữu, khách hàng của KENFOX IP & Law Office – Công ty TNHH Dầu nhớt Eurotek Việt Nam – đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu “”(“SUPERTOP, hình”) cho sản phẩm “dầu nhờn, dầu động cơ” thuộc Nhóm 04 vào ngày 26/05/2020. Đến tháng 07/2023, Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT) thông báo rằng, một đơn đăng ký khác mang nhãn hiệu “SUPERTOP” cũng được nộp đúng ngày 26/05/2020 dưới tên Công ty TNHH Thương mại Sản xuất Phụ tùng TLT cho cùng các sản phẩm. Khi cả hai đơn bước vào giai đoạn thẩm định nội dung, vấn đề không còn là ai nộp trước, mà là: hệ thống pháp luật sẽ xử lý thế nào khi không có “người đến trước”?

Nguyên tắc pháp lý cốt lõi: Khi “first-to-file” không đủ để phân định

Hệ thống pháp luật SHTT của Việt Nam tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc “nộp đơn trước được xét trước” (first-to-file). Nguyên tắc này nhằm xác định rõ ai có quyền ưu tiên trong việc đăng ký nhãn hiệu: Người nộp đơn sớm hơn cho cùng một nhãn hiệu và loại sản phẩm/dịch vụ sẽ được ưu tiên bảo hộ trước. Tuy nhiên, trong tình huống hai đơn nộp cùng ngày cho cùng một nhãn hiệu, nguyên tắc này không thể tự động phân định “bên thắng” – đơn giản vì không có ai nộp trước ai.

Trong trường hợp này, Cục SHTT không đóng vai “trọng tài” trực tiếp chọn ra bên nào “xứng đáng” được đăng ký nhãn hiệu. Thay vào đó, hệ thống được thiết kế để đảm bảo tính công bằng, minh bạch và khuyến khích các bên chủ động giải quyết xung đột thông qua thỏa thuận.

“Đối chứng lẫn nhau”: Khi luật buộc các bên phải đối thoại

Khi thẩm định viên của Cục SHTT phát hiện hai đơn đăng ký có dấu hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn, cùng xin đăng ký cho một loại hàng hóa/dịch vụ và có cùng ngày nộp, cơ quan này sẽ triển khai một quy trình đặc thù. Cụ thể, Cục SHTT áp dụng cơ chế “trích dẫn lẫn nhau” như sau:

Thông báo thẩm định độc lập cho từng đơn: Mỗi đơn vẫn được thẩm định nội dung riêng rẽ theo quy trình thông thường. Tuy nhiên, trong Thông báo kết quả thẩm định nội dung gửi cho mỗi bên, Cục SHTT sẽ trích dẫn đơn còn lại như một đối chứng xung đột để từ chối bảo hộ.
Xác định tình trạng xung đột pháp lý song song: Việc trích dẫn lẫn nhau này tạo ra một dạng xung đột pháp lý đặc biệt – cả hai đơn đều đồng thời cản trở lẫn nhau. Không đơn nào được chấp thuận cấp Văn bằng bảo hộ vì luôn tồn tại đơn kia “chặn đường”.
Yêu cầu các bên thỏa thuận giải quyết xung đột: Thay vì Cục SHTT ra quyết định đơn phương, các bên được khuyến khích tự đối thoại để tìm giải pháp. Cơ quan nhà nước đóng vai trò điều phối trung lập, tạo cơ hội cho các bên chủ động thương lượng để đăng ký nhãn hiệu.

Hệ quả pháp lý của cơ chế này là hình thành một “điểm nghẽn”: Lhông đơn nào có thể được cấp nếu không có văn bản thỏa thuận giữa các bên về cách giải quyết xung đột. Cục SHTT sẽ chỉ chấp nhận cho một đơn duy nhất được tiếp tục xét cấp văn bằng.

Theo đó, các chủ nhãn hiệu có thể thực hiện một trong hai giải pháp dưới đây:

(A) Một chủ sở hữu duy nhất: Hai bên ký kết Hợp đồng để một bên tiếp tục đơn đăng ký. Bên còn lại sẽ thực hiện rút đơn hoặc chuyển nhượng đơn cho bên kia. Đây là phương án đơn giản, nhanh gọn và thường được ưu tiên nếu một bên có lợi ích thương mại rõ ràng hơn.
(B) Đồng sở hữu một nhãn hiệu: Nếu cả hai bên đều có lý do chính đáng để giữ quyền đối với nhãn hiệu, họ có thể thỏa thuận cùng đồng sở hữu một đơn đăng ký chung. Theo đó, hai bên cùng đứng tên trên một đơn duy nhất, và đơn còn lại sẽ được rút bỏ. Phương án này cho phép cả hai cùng khai thác nhãn hiệu, nhưng đòi hỏi sự hợp tác lâu dài và thống nhất rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ liên quan.

Dù chọn phương án nào, các bên đều phải nhanh chóng lập văn bản thỏa thuận chính thức và thông báo cho Cục SHTT. Nếu hết thời hạn mà không có thỏa thuận nào được nộp, tất cả các đơn liên quan sẽ bị từ chối do xung đột không được giải quyết.

Vì sao cơ chế này hợp lý?

Cách tiếp cận “trích dẫn lẫn nhau, thỏa thuận, một đơn duy nhất được bảo hộ” không chỉ là giải pháp kỹ thuật nhất thời, mà còn phản ánh sự cân bằng tinh tế giữa nguyên tắc pháp lý và thực tiễn quản lý hệ thống đăng ký:

Tuyệt đối tuân thủ tính khách quan của “first-to-file”: Cục SHTT không xét đến “công lao sử dụng” hay lịch sử khai thác thương mại của nhãn hiệu nếu chưa có quy định pháp lý rõ ràng về quyền ưu tiên. Điều này đảm bảo sự công bằng tuyệt đối về mặt thủ tục.
Tính thực tiễn trong quản lý và phòng ngừa tranh chấp: Việc tránh cấp song song hai quyền trùng lặp cho cùng loại hàng hóa/dịch vụ giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp sau đăng ký, đồng thời khuyến khích các bên đối thoại và tự giải quyết xung đột một cách chủ động.

Nói cách khác, cơ chế này vừa bảo vệ tính minh bạch và khách quan của hệ thống pháp luật, vừa tạo ra một “khoảng trống” cần thiết để các bên thể hiện thiện chí và chiến lược thương hiệu. Thay vì một bên thắng một bên thua, cả hai có cơ hội thương lượng để đi đến giải pháp đôi bên cùng chấp nhận được, phù hợp với lợi ích kinh doanh của mình.

Khuyến nghị cho chủ nhãn hiệu

Để xử lý hiệu quả tình huống như trên, chủ nhãn hiệu nên chủ động thực hiện một số bước tiếp cận sau đây:

Nhanh chóng thương lượng với đối tác: Ngay khi nhận được thông báo thẩm định có trích dẫn đơn của bên kia, cần chủ động liên hệ với chủ đơn còn lại. Càng thương lượng sớm, hai bên càng sớm thống nhất được phương án: Rút đơn, chuyển nhượng hay đồng sở hữu. Sự chậm trễ có thể khiến cả hai cùng mất quyền.
Chuẩn hóa tài liệu pháp lý: Chuẩn bị đầy đủ các văn bản cần thiết: Thỏa thuận chỉ định hoặc đồng sở hữu, Văn bản rút đơn, Hợp đồng chuyển nhượng (nếu có), và công văn gửi Cục SHTT xác nhận thỏa thuận.
Thiết kế điều khoản vận hành (nếu đồng sở hữu): Nếu chọn phương án đồng sở hữu, cần quy định rõ ràng về: kiểm soát chất lượng, phạm vi sử dụng, cơ chế ra quyết định, và cách xử lý khi có bất đồng. Điều này giúp tránh rủi ro gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng và xung đột nội bộ.
Theo dõi mốc thời gian: Dù đang thương lượng, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi chặt chẽ tiến trình thẩm định của cả hai hồ sơ (thời hạn trả lời thông báo, thời điểm công bố đơn, thời hạn phản đối của bên thứ ba, v.v.). Việc chủ động này nhằm đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn quan trọng nào, tránh để hồ sơ rơi vào tình huống bất lợi do yếu tố thời gian.
Cân nhắc chiến lược dài hạn: Trong đa số trường hợp, một nhãn hiệu chỉ có một chủ sở hữu sẽ giúp việc quản lý, khai thác thương mại và bảo vệ nhãn hiệu thuận lợi hơn (đơn giản hóa việc licensing, thực thi quyền, hoặc chuyển nhượng thương hiệu sau này). Phương án đồng sở hữu tuy linh hoạt hơn ban đầu nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro vận hành về sau. Do đó, chủ nhãn hiệu cần cân nhắc kỹ lợi hại và ưu tiên phương án tối ưu cho chiến lược thương hiệu lâu dài của mình.

Kết luận

Trong những tình huống đặc biệt như trùng ngày nộp và trùng nhãn hiệu, cách tiếp cận hiệu quả nhất là hành động nhanh chóng và đàm phán có chiến lược để tháo gỡ xung đột ngay trước khi hết thời hạn trả lời Thông báo của Cục SHTT.

Trong một vụ việc nêu trên, KENFOX IP & Law Office đã đại diện cho Công ty Eurotek đàm phán với Công ty TNHH Thương mại Sản xuất Phụ tùng TLT liên quan đến nhãn hiệu “SUPERTOP”; theo đó, Công ty TLT đồng ý rút đơn, tạo hành lang pháp lý để khách hàng của KENFOX đăng ký thành công nhãn hiệu của họ tại Việt Nam.

Nguyễn Vũ Quân | Partner, IP Attorney

Đỗ Thị Phấn |Special Counsel

Hoàng Thị Tuyết Hồng | Senior Trademark Attorney