Quy Trình Đăng Ký Sáng Chế: Hướng Dẫn Toàn Diện Dành Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài Tại Việt Nam

I. Hệ thống Sở hữu Trí tuệ của Việt Nam và các nguyên tắc chiến lược khi nộp đơn

Hệ thống bảo hộ sáng chế của Việt Nam cung cấp nhiều cơ chế khác nhau để bảo vệ các giải pháp kỹ thuật, bao gồm bằng độc quyền sáng chế, bằng độc quyền giải pháp hữu ích và kiểu dáng công nghiệp. Tài liệu hướng dẫn này, do KENFOX IP & Law Office – một tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ (SHTT) hợp pháp và có năng lực hành nghề tại Việt Nam – biên soạn, trình bày một cách toàn diện quy trình đăng ký sáng chế tại Việt Nam, bao gồm: cách thức nộp đơn, các loại hình bảo hộ, điều kiện bảo hộ, trình tự thực hiện các bước, quy trình thẩm định đơn, khiếu nại, cùng các cân nhắc mang tính chiến lược. Tài liệu này được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp nước ngoài khi thâm nhập thị trường Việt Nam, trên cơ sở các quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng hiện hành của Việt Nam.

II. Khung Pháp lý và Thể chế Nền tảng

1. Hệ thống Pháp luật SHTT và các Điều ước Quốc tế liên quan

Cơ sở pháp lý cho việc bảo hộ SHTT tại Việt Nam được xác lập chủ yếu dựa trên Luật SHTT năm 2005, được sửa đổi, bổ sung vào các năm 2009, 2019 và 2022, trong đó các sửa đổi năm 2022 được coi là đợt cải cách toàn diện và sâu rộng nhất cho đến nay. Khuôn khổ pháp lý này được xây dựng nhằm bảo đảm sự phù hợp với các cam kết quốc tế của Việt Nam, phản ánh vị thế của Việt Nam là thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và việc tuân thủ Hiệp định về các khía cạnh liên quan đến thương mại của quyền SHTT (TRIPS). Bên cạnh đó, Việt Nam còn là thành viên của nhiều điều ước quốc tế song phương và đa phương quan trọng trong lĩnh vực SHTT, đáng chú ý gồm Công ước Paris, Hiệp ước Hợp tác về Sáng chế (PCT), các hệ thống Madrid (đối với nhãn hiệu) và Hague (đối với kiểu dáng công nghiệp), cũng như các hiệp định thương mại tự do có chương SHTT ở mức độ cao như CPTPP, Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – Liên minh châu Âu (EVFTA) và RCEP.

Hướng dẫn thực thi và các quy định chi tiết về thủ tục được cụ thể hóa thông qua các Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ, ngành. Văn bản trung tâm hiện hành là Nghị định số 65/2023/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 23 tháng 8 năm 2023), quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các điều khoản quan trọng của Luật SHTT năm 2022 về sở hữu công nghiệp và thực thi quyền SHTT (thay thế Nghị định số 103/2006/NĐ-CP và một phần Nghị định số 105/2006/NĐ-CP). Đối với sáng chế, Nghị định này đã nâng cấp và làm rõ các thủ tục liên quan đến việc vào giai đoạn quốc gia đối với đơn PCT, kiểm soát an ninh và sáng chế mật, cấp văn bằng bảo hộ điện tử, cũng như cơ chế bồi thường trong trường hợp chậm trễ cấp phép lưu hành đối với dược phẩm. Ở cấp bộ, Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN (có hiệu lực từ ngày 30 tháng 11 năm 2023) đóng vai trò bổ trợ, quy định các biểu mẫu, quy trình và hướng dẫn chi tiết về trình tự xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp theo Nghị định số 65/2023/NĐ-CP.

2. Vai trò của Cục SHTT Việt Nam (IP VIETNAM/IPVN) và yêu cầu bắt buộc về đại diện

Cục SHTT Việt Nam (IP VIETNAM hoặc IPVN, trước đây là NOIP) là cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định và cấp văn bằng bảo hộ đối với các đối tượng sở hữu công nghiệp. Trụ sở chính tại Hà Nội thực hiện công tác thẩm định nội dung và ban hành văn bằng bảo hộ. Bên cạnh đó, Cục SHTT có các văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, phục vụ người nộp đơn tại khu vực phía Nam và miền Trung thông qua việc tiếp nhận đơn (bao gồm cả đơn PCT vào giai đoạn quốc gia), xử lý thủ tục hình thức và thu phí, ghi nhận thay đổi/gia hạn hiệu lực, cũng như thực hiện các hoạt động liên lạc và hỗ trợ người nộp đơn. Việc thẩm định nội dung vẫn được tập trung thực hiện tại trụ sở chính.

Một yêu cầu thủ tục mang tính nguyên tắc đối với người nộp đơn là tổ chức, cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam phải thực hiện toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc nộp đơn và theo đuổi đơn sáng chế thông qua một đại diện sở hữu công nghiệp hoặc luật sư sáng chế đã được đăng ký tại Việt Nam. Yêu cầu đại diện bắt buộc này không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là điều kiện quan trọng để bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định về hình thức và thủ tục. Thực tiễn cho thấy, chuyên viên thẩm định tại Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn kiểm tra hành chính rất chặt chẽ; chỉ một sai lệch nhỏ, chẳng hạn như sự không thống nhất về địa chỉ của người nộp đơn giữa các tài liệu khác nhau, cũng có thể dẫn đến việc ban hành Thông báo thiếu sót (Office Action). Do đó, việc sử dụng các công ty đại diện SHTT tại Việt Nam có kinh nghiệm là hết sức cần thiết nhằm bảo đảm hồ sơ được lập và nộp phù hợp với các yêu cầu đặc thù của pháp luật Việt Nam, đồng thời xử lý hiệu quả mức độ rà soát chi tiết mà cơ quan thẩm định áp dụng đối với các thông tin hành chính, qua đó tránh các chậm trễ thủ tục không cần thiết và tốn kém. Đại diện địa phương đóng vai trò then chốt trong việc quản lý các điểm tuân thủ nghiêm ngặt của hệ thống Việt Nam, bao gồm cả các thời hạn không được gia hạn, như thời hạn nộp bản dịch.

Các mốc thời hạn thủ tục quan trọng đòi hỏi sự theo dõi đặc biệt cẩn trọng. Thời hạn vào giai đoạn quốc gia đối với đơn PCT là 31 tháng kể từ ngày ưu tiên. Yêu cầu thẩm định nội dung phải được nộp trong thời hạn 42 tháng đối với Bằng độc quyền sáng chế và 36 tháng đối với Bằng độc quyền giải pháp hữu ích. Trên thực tế, do tình trạng quá tải trong thẩm định, thời gian cấp văn bằng thường kéo dài từ 3 đến 4 năm, vượt quá thời hạn luật định là 18 tháng. Vì vậy, việc áp dụng các biện pháp rút ngắn thời gian thẩm định, chẳng hạn như thông qua cơ chế Hợp tác Thẩm định Sáng chế ASEAN (ASPEC) hoặc sử dụng kết quả thẩm định từ các cơ quan sáng chế nước ngoài, có ý nghĩa chiến lược quan trọng. Ngoài ra, việc nộp ngay bản dịch tiếng Việt của bản mô tả sáng chế là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, không thể thương lượng, và có ảnh hưởng trực tiếp, mang tính quyết định đến hiệu lực pháp lý của đơn và văn bằng sáng chế tại Việt Nam.

III. Các hình thức bảo hộ sáng chế và điều kiện bảo hộ

1. Bằng độc quyền sáng chế và Bằng độc quyền giải pháp hữu ích: phạm vi, thời hạn và định hướng chiến lược

Pháp luật Việt Nam quy định hai hình thức bảo hộ khác nhau đối với các giải pháp kỹ thuật, bao gồm Bằng độc quyền sáng chế và Bằng độc quyền giải pháp hữu ích (thường tương đương với “utility model” trong pháp luật của một số quốc gia khác).

Sự khác biệt cơ bản giữa hai hình thức này nằm ở thời hạn bảo hộ. Bằng độc quyền sáng chế có hiệu lực trong thời hạn 20 năm kể từ ngày nộp đơn, trong khi Bằng độc quyền giải pháp hữu ích chỉ có hiệu lực trong 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Tuy nhiên, sau khi được cấp, phạm vi bảo hộ pháp lý chính thức của hai loại văn bằng này về cơ bản được coi là tương đương nhau.

Cơ chế bảo hộ dưới hình thức giải pháp hữu ích mang lại một “lối thoát” chiến lược quan trọng cho người nộp đơn. Trong quá trình thẩm định đơn, người nộp đơn có quyền linh hoạt chuyển đổi đơn ban đầu nộp dưới dạng “đơn sáng chế” sang “đơn giải pháp hữu ích”, và ngược lại. Sự linh hoạt này thường được áp dụng trong trường hợp giải pháp kỹ thuật không đáp ứng được yêu cầu về trình độ sáng tạo cao của sáng chế, nhưng vẫn đáp ứng ngưỡng bảo hộ thấp hơn của giải pháp hữu ích. Việc chuyển đổi như vậy cho phép người nộp đơn nhanh chóng đạt được bảo hộ theo tiêu chuẩn “không phải là hiểu biết thông thường” thấp hơn, thay vì đối mặt với nguy cơ bị từ chối hoàn toàn; trên thực tế, đây là con đường đã được áp dụng thành công trong nhiều vụ việc.

Một khác biệt về thủ tục gắn liền với thời hạn bảo hộ là thời hạn nộp yêu cầu thẩm định nội dung. Đối với Bằng độc quyền sáng chế, yêu cầu thẩm định nội dung phải được nộp trong vòng 42 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất, trong khi đối với Bằng độc quyền giải pháp hữu ích, thời hạn này ngắn hơn, chỉ là 36 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất. Thời hạn rút ngắn này buộc các người nộp đơn có ý định theo đuổi hình thức giải pháp hữu ích, đặc biệt là các trường hợp nộp đơn theo con đường PCT, phải đưa ra quyết định chiến lược và chuẩn bị hồ sơ cần thiết từ rất sớm trong vòng đời xử lý đơn. Cụ thể, đối với một đơn PCT vào giai đoạn quốc gia tại tháng thứ 31, người nộp đơn chỉ còn 5 tháng để nộp yêu cầu thẩm định nội dung đối với giải pháp hữu ích, so với 11 tháng đối với sáng chế, đòi hỏi đại diện địa phương phải hành động nhanh chóng và kịp thời.

2. Tiêu chuẩn bảo hộ sáng chế

Khả năng được bảo hộ của giải pháp kỹ thuật được xác định trên cơ sở ba tiêu chí chính. Trong đó, sự khác biệt đáng kể nhất giữa hai hình thức bảo hộ nằm ở yêu cầu về yếu tố sáng tạo.

Bảng 1: So sánh Bằng độc quyền sáng chế và Bằng độc quyền giải pháp hữu ích tại Việt Nam

Tiêu chí	Bằng độc quyền sáng chế	Bằng độc quyền giải pháp hữu ích
Yêu cầu về tính mới	Tính mới tuyệt đối (trên phạm vi toàn cầu)	Tính mới tuyệt đối (trên phạm vi toàn cầu)
Ngưỡng sáng tạo	Trình độ sáng tạo (không hiển nhiên đối với người có trình độ trung bình trong lĩnh vực kỹ thuật tương ứng)	Không phải là hiểu biết thông thường (ngưỡng thấp hơn)
Thời hạn bảo hộ	20 năm kể từ ngày nộp đơn	10 năm kể từ ngày nộp đơn
Thời hạn nộp yêu cầu thẩm định nội dung	42 tháng kể từ ngày ưu tiên/ngày nộp đơn	36 tháng kể từ ngày ưu tiên/ngày nộp đơn
Chuyển đổi hình thức bảo hộ	Được phép (sang giải pháp hữu ích và ngược lại)	Được phép (sang sáng chế và ngược lại)

[1] Tính mới (tuyệt đối): Một giải pháp kỹ thuật được coi là có tính mới nếu trước ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên, giải pháp đó chưa từng bị bộc lộ công khai ở bất kỳ đâu trên thế giới, dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm việc sử dụng, mô tả bằng văn bản hoặc các hình thức công bố khác. Ngoại lệ chỉ áp dụng đối với các trường hợp bộc lộ hạn chế, trong đó thông tin chỉ được biết đến bởi những người có nghĩa vụ giữ bí mật.

[2] Trình độ sáng tạo (ngưỡng không hiển nhiên): Đối với Bằng độc quyền sáng chế, giải pháp kỹ thuật phải thể hiện bước tiến sáng tạo và không thể được tạo ra một cách dễ dàng bởi người có trình độ trung bình trong lĩnh vực kỹ thuật tương ứng, dựa trên các giải pháp kỹ thuật đã được bộc lộ công khai trước ngày ưu tiên.

Đối với Bằng độc quyền giải pháp hữu ích, yêu cầu này thấp hơn: giải pháp kỹ thuật chỉ cần không phải là hiểu biết thông thường trong lĩnh vực kỹ thuật tương ứng.

[3] Khả năng áp dụng công nghiệp: Cả hai hình thức bảo hộ đều yêu cầu giải pháp kỹ thuật phải có khả năng áp dụng công nghiệp. Điều này có nghĩa là sáng chế/giải pháp hữu ích phải có khả năng được áp dụng vào việc sản xuất hàng loạt hoặc chế tạo sản phẩm, hoặc đối với quy trình, phải có khả năng được áp dụng lặp đi lặp lại để đạt được kết quả ổn định. Trên thực tế thẩm định, tiêu chí về khả năng áp dụng công nghiệp thường được xem xét trước khi đánh giá tính mới và trình độ sáng tạo.

Quy định quan trọng: Thời gian ân hạn (Grace Period)

Việt Nam áp dụng nguyên tắc tính mới tuyệt đối trên phạm vi toàn cầu. Tuy nhiên, Luật SHTT Việt Nam cũng ghi nhận một số ngoại lệ đối với việc mất tính mới. Theo đó, pháp luật Việt Nam thiết lập cơ chế thời gian ân hạn nhằm giảm thiểu rủi ro việc bộc lộ sớm làm ảnh hưởng đến tính mới của sáng chế (Điều 60 Luật SHTT).

Luật chỉ quy định ba trường hợp cụ thể liên quan đến tính mới của sáng chế, bao gồm:

(i) Bộc lộ mang tính bảo mật: Sáng chế được coi là chưa bị bộc lộ công khai nếu thông tin về sáng chế chỉ được biết đến bởi một số người hạn chế và những người này có nghĩa vụ giữ bí mật.

(ii) Thời gian ân hạn 12 tháng (quy định chung): Sáng chế không bị mất tính mới nếu việc bộc lộ được thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp bởi người có quyền đăng ký hoặc bởi người có được thông tin về sáng chế từ người đó, với điều kiện đơn đăng ký sáng chế được nộp tại Việt Nam trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày bộc lộ.

(iii) Công bố sai sót hoặc trái phép bởi cơ quan nhà nước hoặc người không có quyền nộp đơn:
Tính mới không bị mất trong trường hợp sáng chế được bộc lộ do việc công bố đơn đăng ký sở hữu công nghiệp hoặc văn bằng bảo hộ bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền trái quy định của pháp luật, hoặc do việc công bố đơn được nộp bởi người không có quyền đăng ký.

Để tránh việc bị coi là mất tính mới trong các trường hợp ngoại lệ quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 60 Luật SHTT, người nộp đơn phải nộp tài liệu liên quan đến việc bộc lộ nhằm chứng minh đáp ứng đầy đủ các điều kiện áp dụng ngoại lệ (Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN, Điều 16 khoản 5 điểm đ). Tuy nhiên, Thông tư không liệt kê một danh mục tài liệu chứng minh mang tính đóng; thay vào đó, yêu cầu người nộp đơn cung cấp các chứng cứ đủ để xác lập (i) thời điểm bộc lộ, (ii) nội dung bộc lộ, (iii) nguồn gốc của việc bộc lộ, và (iv) việc đơn đăng ký tại Việt Nam được nộp trong thời hạn 12 tháng theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 60 Luật SHTT.

Trên thực tiễn, đối với người nộp đơn sáng chế , nên chuẩn bị và nộp các tài liệu sau: bản sao có ghi nhận thời điểm của các tài liệu bộc lộ (ví dụ: bản trình chiếu, bản ghi âm/ghi hình, ảnh chụp màn hình hoặc bản lưu trữ trang web); bản giải trình hoặc tuyên bố xác định rõ chủ thể có quyền đăng ký và giải thích cách thức bên thứ ba (nếu có) tiếp cận được thông tin về sáng chế; cùng với tài liệu chứng minh rằng ngày nộp đơn tại Việt Nam nằm trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày bộc lộ theo quy định của pháp luật.

Ví dụ thực tế: Một người nộp đơn sáng chế, có quốc tịch Thái Lan, đã nộp nhiều đơn sáng chế tại Việt Nam nhưng không yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ các đơn sáng chế mà họ đã nộp trước đó tại Indonesia. Cục SHTT Việt Nam đã ra thông báo từ chối, với lý do rằng đơn Việt Nam không khác biệt so với giải pháp đã được bộc lộ trong các đơn tại Indonesia.

Cụ thể, một số đơn sáng chế tại Việt Nam (nằm trong chuỗi 38 đơn của khách hàng Thái Lan) đang bị thông báo thẩm định nội dung (Office Actions – OAs) theo hướng từ chối tính mới do tồn tại các đơn trước đó tại Indonesia do chính người nộp đơn nộp. Do các đơn tại Việt Nam không yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ các đơn Indonesia, nên ngày công bố của các đơn Indonesia (diễn ra trước ngày nộp đơn tại Việt Nam) đang bị cơ quan thẩm định tại Việt Nam sử dụng như tài liệu đối chứng/nguồn thông tin thuộc trình độ kỹ thuật để đánh giá tính mới.

Các trao đổi với chuyên viên thẩm định liên quan tại Việt Nam cho thấy việc vượt qua các thông báo từ chối này là rất khó, và cơ quan thẩm định viện dẫn khoản 3 và khoản 4 Điều 60 Luật SHTT, cũng như Điều 18.38 của Hiệp định CPTPP, để củng cố quan điểm rằng việc công bố trước đó tại Indonesia có thể được xem là bộc lộ làm mất tính mới đối với đơn nộp sau tại Việt Nam.

Một hướng xử lý chiến lược được gợi ý là nộp chứng cứ chứng minh việc công bố đơn tại Indonesia là trái pháp luật (ví dụ: bị công bố sớm hơn thời điểm pháp luật cho phép) và đồng thời chứng minh rằng, nếu không có sai sót thủ tục đó, thì ngày công bố hợp pháp của đơn Indonesia sẽ rơi vào cùng ngày hoặc sau ngày nộp đơn tại Việt Nam. Nếu lập luận này được chấp nhận, người nộp đơn có thể yêu cầu cơ quan thẩm định không coi việc công bố tại Indonesia là tình tiết “bộc lộ” dùng làm đối chứng theo khoản 4 Điều 60 Luật SHTT (sửa đổi, áp dụng từ 2023).

Các ví dụ về hành vi/thiếu sót có thể bị xem là vi phạm trình tự công bố (chỉ mang tính minh họa, không giới hạn) bao gồm:

Đơn bị công bố trước khi người nộp đơn hoàn tất đầy đủ các tài liệu bắt buộc và/hoặc nộp đủ các khoản phí theo quy định;
Đơn bị công bố trước khi đạt các mốc thủ tục cần thiết (ví dụ: trước khi có thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, hoặc trước khi hết thời hạn luật định ba (03) tháng kể từ ngày nộp đơn);
Các sai sót thủ tục/hành chính khác dẫn đến việc đơn bị công bố sớm hơn so với mốc thời gian công bố theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, do người nộp đơn sau đó không thể/không lựa chọn cung cấp được các tài liệu chứng minh nêu trên, nên đã quyết định từ bỏ (abandon) các đơn sáng chế tại Việt Nam do không đáp ứng được yêu cầu về chứng cứ để xử lý các thông báo từ chối.

Các đối tượng không được bảo hộ

Luật SHTT Việt Nam quy định rõ các đối tượng không thuộc phạm vi bảo hộ sáng chế, bao gồm: các phát hiện, lý thuyết khoa học và phương pháp toán học; các sơ đồ, quy tắc và phương pháp thực hiện hoạt động trí óc hoặc hoạt động kinh doanh; chương trình máy tính; cách thức trình bày thông tin; các giải pháp chỉ mang tính thẩm mỹ thuần túy; giống cây trồng và giống vật nuôi; các quy trình sinh học chủ yếu mang bản chất sinh học; và các phương pháp phòng ngừa, chẩn đoán và chữa bệnh cho người hoặc động vật (khoản 1 đến khoản 7 Điều 59 Luật SHTT). Ngoài ra, các đối tượng trái với đạo đức xã hội, trật tự công cộng, hoặc gây phương hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia cũng bị từ chối bảo hộ.

Kiểm soát an ninh / nghĩa vụ nộp đơn đầu tiên tại Việt Nam: Đối với các sáng chế được tạo ra tại Việt Nam thuộc các lĩnh vực kỹ thuật nhạy cảm liên quan đến quốc phòng, an ninh, người nộp đơn có nghĩa vụ nộp đơn trước tiên tại Việt Nam (hoặc phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép) trước khi nộp đơn ra nước ngoài (Điều 89a Luật SHTT). Nghị định số 65/2023/NĐ-CP, Điều 14 và Phụ lục VII, quy định cụ thể trình tự, thủ tục và danh mục các lĩnh vực thuộc diện kiểm soát an ninh; đồng thời, Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN quy định rằng các đơn vi phạm nghĩa vụ theo Điều 89a sẽ không đáp ứng yêu cầu thẩm định hình thức. Bên cạnh đó, theo Điều 96 Luật SHTT, một bằng độc quyền sáng chế đã được cấp cũng có thể bị hủy bỏ hiệu lực nếu được xác định là vi phạm quy định về kiểm soát an ninh và nghĩa vụ nộp đơn đầu tiên tại Việt Nam.

IV. Cách thức nộp đơn đăng ký sáng chế và yêu cầu khi nộp đơn

1. Cách thức nộp đơn đăng ký sáng chế

Việt Nam là thành viên của nhiều điều ước quốc tế, qua đó cho phép người nộp đơn lựa chọn nhiều cách thức khác nhau để nộp đơn sáng chế, cụ thể như sau:

Đơn quốc gia (nộp trực tiếp): Người nộp đơn có thể nộp trực tiếp đơn sáng chế tại Cục SHTT. Đối với người nộp đơn nước ngoài, thông lệ là yêu cầu hưởng quyền ưu tiên theo Công ước Paris trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày nộp đơn sáng chế đầu tiên tại nước ngoài. Trường hợp người nộp đơn không có nơi cư trú hoặc cơ sở kinh doanh tại Việt Nam, việc nộp đơn quốc gia bắt buộc phải được thực hiện thông qua một đại diện SHTT được đăng ký tại Việt Nam (áp dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp nước ngoài).
Vào giai đoạn quốc gia theo PCT (thời hạn 31 tháng): Với tư cách là thành viên của Hiệp ước Hợp tác về Sáng chế (PCT), Việt Nam cho phép các đơn quốc tế vào giai đoạn quốc gia. Thời hạn vào giai đoạn quốc gia tại Việt Nam là 31 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất. Trong thời hạn này, người nộp đơn phải nộp bản dịch tiếng Việt của toàn bộ bản thuyết minh sáng chế, bao gồm: phần mô tả; bộ yêu cầu bảo hộ (cả bản nộp ban đầu và bản sửa đổi, nếu có); toàn bộ chữ trong hình vẽ (nếu có); và bản tóm tắt.
Kiểm soát an ninh / nghĩa vụ nộp đơn đầu tiên (nếu áp dụng): Đối với các sáng chế được tạo ra tại Việt Nam thuộc các lĩnh vực kỹ thuật nhạy cảm liên quan đến quốc phòng, an ninh, người nộp đơn phải tuân thủ Điều 89a Luật SHTT và Điều 14 cùng Phụ lục VII Nghị định số 65/2023/NĐ-CP, theo đó phải nộp đơn đầu tiên tại Việt Nam hoặc nộp đơn PCT có nguồn gốc Việt Nam (hoặc được cơ quan có thẩm quyền cho phép) trước khi nộp đơn ra nước ngoài.
ASEAN và các điều ước/quy chế khác: Việt Nam tham gia Chương trình Hợp tác Thẩm định Sáng chế ASEAN (ASEAN Patent Examination Co-operation – ASPEC), cho phép rút ngắn thời gian thẩm định bằng cách sử dụng kết quả tra cứu và/hoặc thẩm định (S&E) từ các quốc gia ASEAN khác. Chủ đơn sáng chế nước ngoài có thể tận dụng cơ chế này nếu đồng thời có một đơn tương ứng tại một quốc gia ASEAN khác (ví dụ: Singapore, Malaysia, Thái Lan, Philippines, Indonesia, Brunei, Lào, Campuchia) và đã có kết quả tra cứu/thẩm định để nộp kèm nhằm đẩy nhanh quá trình thẩm định tại Việt Nam.

Ngoài ra, Việt Nam còn tham gia các chương trình thí điểm Patent Prosecution Highway (PPH) với Cơ quan Sáng chế Nhật Bản (JPO) (Giai đoạn 4: 2025–2028; tối đa 200 đơn/năm) và Cơ quan SHTT Hàn Quốc (KIPO) (Giai đoạn 4: 2025–2028; tối đa 100 đơn/năm). Theo đó, chủ đơn nước ngoài có thể hưởng lợi bằng cách nộp một đơn tương ứng tại Nhật Bản hoặc Hàn Quốc; khi JPO hoặc KIPO thông báo có yêu cầu bảo hộ được chấp nhận, người nộp đơn có thể nộp yêu cầu PPH tại IP VIETNAM cho đơn tương ứng tại Việt Nam. Hiện nay, không tồn tại cơ chế PPH giữa Trung Quốc và Việt Nam.

2. Yêu cầu khi nộp đơn: Quy trình nộp đơn sáng chế – hướng dẫn theo từng bước

Quy trình xin cấp Bằng độc quyền sáng chế hoặc Bằng độc quyền giải pháp hữu ích tại Việt Nam bao gồm nhiều giai đoạn, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn, thẩm định, cho đến cấp văn bằng. Dưới đây là hướng dẫn theo từng bước, kèm theo các mốc thời hạn và yêu cầu thủ tục tương ứng tại mỗi giai đoạn:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu/hồ sơ nộp đơn

Bản mô tả sáng chế: Chuẩn bị bản môt tả sáng chế bằng tiếng Việt (ngôn ngữ bắt buộc). Bản mô tả cần bao gồm: phần mô tả chi tiết sáng chế; một hoặc nhiều yêu cầu bảo hộ xác định phạm vi bảo hộ; hình vẽ (nếu cần thiết); và bản tóm tắt ngắn gọn. Việt Nam không cho phép nộp đơn quốc gia ban đầu bằng ngôn ngữ nước ngoài – bản mô tả sáng chế bằng tiếng Việt phải được nộp ngay tại thời điểm nộp đơn. (Đối với đơn PCT vào giai đoạn quốc gia, toàn bộ nội dung đơn PCT phải được dịch sang tiếng Việt và nộp đúng thời hạn vào giai đoạn quốc gia).

Thông tin người nộp đơn/người sáng chế: Thu thập đầy đủ họ tên, địa chỉ và quốc tịch của (các) người sáng chế và (các) chủ đơn để khai trong tờ khai. Yêu cầu về tính thống nhất thông tin là rất quan trọng – ngay cả sai lệch nhỏ (ví dụ: khác biệt về cách ghi địa chỉ) giữa các tài liệu cũng có thể dẫn đến thông báo thiếu sót về hình thức.

Tài liệu ưu tiên: Trường hợp yêu cầu hưởng quyền ưu tiên theo đơn nước ngoài (theo Công ước Paris), cần chuẩn bị bản sao chứng thực của (các) đơn ưu tiên. Các tài liệu này phải được nộp trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp đơn tại Việt Nam (không gia hạn), kèm theo bản dịch tiếng Việt đơn giản của trang bìa để đối chiếu thông tin chủ đơn.

Tài liệu chuyển nhượng quyền nộp đơn (nếu có): Tài liệu chuyển nhượng chỉ cần thiết nếu chủ đơn tại Việt Nam khác với chủ đơn của đơn ưu tiên, hoặc nếu chủ đơn là cá nhân không phải người sáng chế. (Đối với đơn PCT vào giai đoạn quốc gia, tài liệu ưu tiên do WIPO quản lý nên thông thường không yêu cầu nộp lại khi vào giai đoạn quốc gia).

Giấy ủy quyền: Người nộp đơn nước ngoài phải chỉ định một đại diện sở hữu công nghiệp/đại diện sáng chế tại Việt Nam đã được đăng ký tại Cục SHTT. Giấy ủy quyền (không yêu cầu công chứng/chứng thực) thường là tài liệu bắt buộc.

√ Đối với đơn PCT vào giai đoạn quốc gia, Giấy ủy quyền phải được nộp trong thời hạn 34 tháng kể từ ngày ưu tiên (không gia hạn) nếu chưa nộp tại thời điểm vào giai đoạn quốc gia.

√ Đối với đơn nộp trực tiếp, nếu thiếu Giấy ủy quyền, Cục SHTT sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung trong 02 tháng, được gia hạn một lần thêm 02 tháng. Tuy nhiên, khuyến nghị nộp POA ngay từ đầu để tránh phát sinh chậm trễ thủ tục.

Thủ tục kiểm soát an ninh (nếu áp dụng): Đối với các sáng chế được tạo ra tại Việt Nam liên quan đến quốc phòng, an ninh và do các chủ thể Việt Nam tạo ra, pháp luật yêu cầu phải nộp đơn đầu tiên tại Việt Nam. Đây là yêu cầu đặc thù theo Luật Cục SHTT (sửa đổi năm 2022) về kiểm soát an ninh. Quy định này hiếm khi ảnh hưởng đến người nộp đơn nước ngoài; tuy nhiên, các doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động R&D tại Việt Nam cần lưu ý vì các sáng chế thuộc diện kiểm soát an ninh phải được “thông qua” bằng việc nộp đơn trong nước trước khi nộp ra nước ngoài.

Tra cứu trước khi nộp đơn (tùy chọn): Trước khi nộp đơn, nên cân nhắc thực hiện tra cứu tính mới/trình độ sáng tạo. Dù không bắt buộc, việc tra cứu tài liệu đối chứng có thể giúp đánh giá khả năng được cấp bằng, tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tránh nộp các đơn có rủi ro bị từ chối cao.

Bước 2: Nộp đơn sáng chế

Địa điểm nộp đơn: Đơn sáng chế được nộp tại Cục SHTT Việt Nam. Người nộp đơn có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới trụ sở chính của Cục SHTT tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện của Cục SHTT (ví dụ: tại Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Đà Nẵng). Ngoài ra, đơn cũng có thể được nộp trực tuyến thông qua cổng nộp đơn điện tử của Cục SHTT. Việc nộp đơn trực tuyến yêu cầu chữ ký số và chứng thư số của Việt Nam; đồng thời, người nộp đơn vẫn phải nộp bản giấy gốc và thanh toán phí, lệ phí trực tiếp trong vòng 30 ngày kể từ ngày nộp đơn trực tuyến. Nếu không hoàn tất việc nộp hồ sơ giấy và phí trong thời hạn 30 ngày này, đơn nộp trực tuyến sẽ bị coi là từ bỏ.
Yêu cầu đối với hồ sơ nộp đơn: Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: (i) tờ khai đăng ký sáng chế (ghi rõ thông tin người nộp đơn/người sáng chế và các thông tin cơ bản như tên sáng chế, phân loại sáng chế quốc tế – IPC); (ii) bản mô tả sáng chế bằng tiếng Việt (bao gồm phần mô tả, yêu cầu bảo hộ, bản tóm tắt và hình vẽ, nếu có); (iii) hình vẽ tóm tắt (nếu áp dụng);
(iv) giấy ủy quyền (nếu thuộc trường hợp phải nộp); và (v) chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định. Trong tờ khai, người nộp đơn cũng phải ghi rõ các thông tin về quyền ưu tiên (nếu có), bao gồm ngày nộp đơn, số đơn và quốc gia nộp đơn ưu tiên; đồng thời khai báo mã phân loại IPC và hình đại diện cho bản tóm tắt. Trường hợp các thông tin này bị thiếu hoặc khai không chính xác, Cục SHTT sẽ tự xác định và ghi nhận thay cho người nộp đơn, có thu phí theo quy định.
Giấy tiếp nhận đơn hợp lệ: Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, Cục SHTT sẽ ghi nhận ngày nộp đơn và cấp số đơn cho đơn sáng chế.
Chủ thể nộp đơn hợp lệ: Doanh nghiệp hoặc cá nhân nước ngoài không có nơi cư trú hoặc cơ sở kinh doanh tại Việt Nam không được tự mình nộp đơn trực tiếp; đơn bắt buộc phải được nộp thông qua đại diện SHTT được cấp phép tại Việt Nam. Đại diện này sẽ thay mặt người nộp đơn thực hiện toàn bộ việc liên lạc và giao dịch với Cục SHTT trong suốt quá trình xử lý đơn.

Bước 3: Thẩm định hình thức

Sau khi được nộp, đơn sáng chế sẽ bước vào giai đoạn thẩm định hình thức (thẩm định sơ bộ), trong đó Cục SHTT kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu mang tính hành chính, bao gồm: việc sử dụng đúng biểu mẫu, chữ ký hợp lệ, phân loại sáng chế, cũng như sự đầy đủ của các tài liệu bắt buộc trong hồ sơ.

Thời hạn thẩm định: Theo quy định pháp luật, thời hạn thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Trên thực tế, thời gian này thường kéo dài từ vài tuần đến một vài tháng. Đối với các đơn PCT vào giai đoạn quốc gia, việc thẩm định hình thức thường được thực hiện vào khoảng tháng thứ 32 kể từ ngày ưu tiên, nếu người nộp đơn không yêu cầu xử lý sớm, do phần lớn các đơn PCT được nộp vào Việt Nam tại mốc 31 tháng.
Thông báo thiếu sót về hình thức: Trường hợp đơn không đáp ứng một hoặc một số yêu cầu về hình thức (ví dụ: thiếu trang tài liệu, sai định dạng, thiếu giấy ủy quyền hoặc chưa nộp đủ phí, lệ phí), Cục SHTT sẽ ban hành Thông báo thiếu sót nêu rõ các nội dung cần sửa chữa, bổ sung. Người nộp đơn thường được dành 02 tháng để khắc phục các thiếu sót về hình thức; thời hạn này có thể được gia hạn một lần thêm 02 tháng theo yêu cầu. Nếu các thiếu sót không được khắc phục đúng thời hạn, đơn có thể bị từ chối ngay tại giai đoạn thẩm định hình thức.
Chấp nhận đơn hợp lệ và xếp hàng công bố: Khi đơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức (hoặc các thiếu sót đã được khắc phục kịp thời), Cục SHTT sẽ ban hành Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ. Ngày nộp đơn được xác nhận chính thức và đơn sẽ được chuyển sang giai đoạn công bố. Người nộp đơn sẽ được thông báo về việc chấp nhận này, và kể từ thời điểm đó, các thông tin cơ bản của đơn sẽ được công bố để công chúng biết theo quy định.

Bước 4: Công bố đơn sáng chế

Sau khi hoàn tất giai đoạn thẩm định hình thức, đơn sáng chế tại Việt Nam sẽ được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, qua đó cho phép bên thứ ba biết đến sự tồn tại của đơn đang trong quá trình thẩm định:

Thời điểm công bố: Đối với đơn nộp trực tiếp (không theo PCT), đơn được công bố trên Công báo vào đầu tháng thứ 19 kể từ ngày ưu tiên (hoặc kể từ ngày nộp đơn nếu không yêu cầu hưởng quyền ưu tiên). Trên thực tế, mốc này tương đương khoảng 18 tháng kể từ ngày ưu tiên, phù hợp với thông lệ quốc tế. Trường hợp Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ được ban hành muộn hơn mốc nêu trên, việc công bố sẽ được thực hiện sau 02 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn, tùy theo thời điểm nào đến sau.

Đối với đơn PCT vào giai đoạn quốc gia, do đơn đã được công bố quốc tế trước đó, Cục SHTT thường tiến hành công bố nhanh, trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày chấp nhận vào giai đoạn quốc gia.

Công bố sớm: Người nộp đơn có quyền yêu cầu công bố sớm vào bất kỳ thời điểm nào trước ngày công bố theo lịch thông thường. Khi có yêu cầu hợp lệ, Cục SHTT sẽ công bố đơn trong vòng 02 tháng kể từ ngày nhận được yêu cầu (hoặc kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ, tùy thời điểm nào đến sau). Việc công bố sớm không phải nộp phí và có thể mang lại lợi ích chiến lược trong trường hợp người nộp đơn mong muốn đẩy nhanh việc bộc lộ thông tin ra công chúng (ví dụ, để làm phát sinh quyền tạm thời).

Quyền tạm thời: Kể từ thời điểm công bố, người nộp đơn được hưởng quyền bảo hộ tạm thời. Theo đó, nếu đơn sáng chế đã được công bố sau này được cấp văn bằng bảo hộ, chủ bằng có quyền yêu cầu khoản bồi thường hợp lý đối với bất kỳ tổ chức, cá nhân nào đã khai thác thương mại sáng chế trong thời gian đơn đang chờ cấp bằng, với điều kiện bên đó đã được thông báo về việc tồn tại của đơn đã công bố. Quy định này cho thấy tầm quan trọng của việc công bố kịp thời, bởi việc công bố có tác dụng cảnh báo công khai cho bên thứ ba về các quyền tiềm năng của người nộp đơn.

Thủ tục phản đối trước khi cấp văn bằng (Điều 112 và Điều 112a Luật Cục SHTT)

Sau khi đơn sáng chế được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, nếu bên thứ ba cho rằng đơn đăng ký sáng chế tại Việt Nam có khả năng xung đột hoặc ảnh hưởng bất lợi đến quyền trước của họ, hoặc không đáp ứng các điều kiện bảo hộ theo quy định pháp luật, họ có quyền nộp ý kiến đối với việc cấp văn bằng bảo hộ tại Cục Cục SHTT Việt Nam. Luật Cục SHTT năm 2022 trao cho bên thứ ba hai cơ chế để bày tỏ ý kiến đối với các đơn đang chờ thẩm định tại Việt Nam, bao gồm: (i) Phản đối và/hoặc (ii) Ý kiến của bên thứ ba (third-party observation).

Phản đối chính thức (Formal Opposition): Đây là thủ tục hành chính cho phép bên thứ ba yêu cầu Cục SHTT từ chối cấp văn bằng bảo hộ đối với đơn đăng ký sở hữu công nghiệp, với điều kiện bên phản đối phải đưa ra căn cứ pháp lý và chứng cứ để chứng minh yêu cầu của mình. Đối với sáng chế, trong thời hạn 09 tháng kể từ ngày đơn được công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, bên thứ ba có thể nộp đơn phản đối chính thức theo quy định tại Điều 112a Luật Cục SHTT.
Ý kiến của bên thứ ba (Third-party observation/Informal Observations): Đây là cơ chế cho phép công chúng gửi ý kiến bằng văn bản tới Cục SHTT liên quan đến khả năng được bảo hộ của đơn đăng ký sở hữu công nghiệp (ví dụ: viện dẫn tài liệu đối chứng, lập luận về tính mới, trình độ sáng tạo…). Bất kỳ bên thứ ba nào cũng có quyền nộp ý kiến này kể từ thời điểm công bố cho đến trước khi có quyết định cấp văn bằng. Trường hợp không thể nộp phản đối trong thời hạn luật định, bên thứ ba vẫn có thể sử dụng cơ chế này để bày tỏ quan điểm về khả năng đăng ký của đơn. Lưu ý rằng ý kiến của bên thứ ba không phải là phản đối chính thức, mà chỉ đóng vai trò nguồn tham khảo để chuyên viên thẩm định xem xét trong quá trình thẩm định nội dung.

Quy trình phản đối chính thức được Cục SHTT xử lý như một thủ tục pháp lý chủ động, có tính chất tương tự thủ tục hủy bỏ hiệu lực hoặc khiếu nại. Cục SHTT sẽ chuyển các lập luận phản đối cho người nộp đơn và ấn định thời hạn 02 tháng để người nộp đơn nộp ý kiến phản hồi và lập luận phản biện. Cục SHTT có thẩm quyền tạo điều kiện cho các bên trao đổi trực tiếp và cuối cùng sẽ giải quyết phản đối, đồng thời thông báo kết quả giải quyết cùng với kết luận thẩm định nội dung cho bên phản đối.

Việc chính thức hóa thủ tục phản đối đã làm thay đổi căn bản môi trường trước khi cấp văn bằng, từ cơ chế thẩm định thụ động sang khả năng tranh tụng chủ động. Do đó, người nộp đơn cần nhận thức rằng thời điểm công bố không chỉ là một mốc thủ tục, mà còn là điểm khởi phát của nghĩa vụ phòng vệ pháp lý chủ động. Điều này đòi hỏi người nộp đơn phải chuẩn bị lập luận pháp lý và chứng cứ trong khung thời gian phản hồi ngắn (02 tháng), và coi việc vượt qua phản đối thành công là một bước then chốt để khẳng định sức mạnh của sáng chế, phục vụ cho hoạt động thực thi quyền trong tương lai.

Trong trường hợp phản đối liên quan đến quyền nộp đơn (quyền đăng ký sáng chế), Cục SHTT thông thường sẽ yêu cầu bên phản đối khởi kiện tranh chấp về quyền nộp đơn tại Tòa án. Nếu bên phản đối nộp cho Cục SHTT thông báo thụ lý vụ án của Tòa án trong thời hạn 02 tháng, Cục SHTT sẽ tạm dừng việc thẩm định đơn sáng chế cho đến khi Tòa án ra phán quyết; sau đó, Cục SHTT sẽ giải quyết đơn phù hợp với nội dung bản án/quyết định của Tòa án. Trường hợp không nộp được thông báo thụ lý trong thời hạn 02 tháng nêu trên, phản đối sẽ bị coi là rút bỏ, và đơn sáng chế sẽ tiếp tục được xử lý theo trình tự thông thường.

Bước 5: Thẩm định nội dung

Thẩm định nội dung là giai đoạn then chốt, trong đó chuyên viên của Cục Cục SHTT Việt Nam đánh giá khả năng được bảo hộ của sáng chế, bao gồm: tính mới, trình độ sáng tạo và khả năng áp dụng công nghiệp.

Yêu cầu thẩm định nội dung: Pháp luật Việt Nam yêu cầu phải nộp yêu cầu thẩm định nội dung riêng biệt kèm theo phí thẩm định. Thời hạn nộp yêu cầu như sau:

√ 42 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất (hoặc ngày nộp đơn) đối với đơn sáng chế;

√ 36 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất (hoặc ngày nộp đơn) đối với đơn giải pháp hữu ích.

Nếu không nộp yêu cầu đúng thời hạn, đơn sẽ bị coi là rút bỏ. Trong những trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể được gia hạn tối đa 06 tháng nếu có lý do chính đáng (thường được hiểu là trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan); tuy nhiên, việc gia hạn không đương nhiên được chấp thuận và người nộp đơn phải cung cấp chứng cứ phù hợp. Trên thực tế, để tránh rủi ro và đồng thời đẩy nhanh tiến trình xử lý đơn, yêu cầu thẩm định nội dung thường được nộp ngay khi nộp đơn hoặc trong thời gian sớm nhất có thể.

Thời hạn thẩm định: Theo quy định, kể từ khi bắt đầu thẩm định nội dung, Cục SHTT đặt mục tiêu ban hành kết quả thẩm định trong thời hạn 18 tháng, tính từ:

√ ngày công bố đơn (nếu yêu cầu thẩm định nội dung được nộp sớm, trước thời điểm công bố); hoặc

√ ngày nộp yêu cầu thẩm định nội dung (nếu yêu cầu được nộp sau khi đơn đã được công bố).

Tuy nhiên, trên thực tế, do tình trạng tồn đọng đơn, thời gian thẩm định thường kéo dài hơn đáng kể. Không hiếm trường hợp toàn bộ quá trình từ nộp đơn đến khi được cấp văn bằng kéo dài 03–05 năm hoặc lâu hơn. Mặc dù Cục SHTT đã triển khai một số biện pháp nhằm rút ngắn thời gian xử lý (tăng cường nhân sự thẩm định, phân bổ lại khối lượng công việc…), người nộp đơn vẫn nên dự liệu thời gian chờ đợi kéo dài trong vài năm.

Nội dung thẩm định: Trong quá trình thẩm định, chuyên viên sẽ xem xét việc đáp ứng các điều kiện bảo hộ về nội dung, tập trung vào các vấn đề chính sau:

√ Đối tượng được bảo hộ: Một số đối tượng không được bảo hộ sáng chế theo quy định của pháp luật (ví dụ: các phát hiện thuần túy, phương pháp toán học, sơ đồ hoặc phương pháp thực hiện hoạt động trí óc, trò chơi, phương pháp kinh doanh, chương trình máy tính tự thân, cách trình bày thông tin, các giải pháp chỉ mang tính thẩm mỹ, giống cây trồng/vật nuôi, phương pháp chẩn đoán/điều trị cho người hoặc động vật). Các yêu cầu bảo hộ rơi vào các trường hợp loại trừ này sẽ bị từ chối.

√ Tính mới và trình độ sáng tạo: Sáng chế được đối chiếu với các tài liệu thuộc trình độ kỹ thuật đã biết. Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn tính mới tuyệt đối, theo đó sáng chế không được bộc lộ công khai ở bất kỳ đâu trên thế giới trước ngày nộp đơn/ngày ưu tiên (ngoại trừ trường hợp được hưởng thời gian ân hạn 12 tháng đối với việc bộc lộ bởi chính người nộp đơn trong các điều kiện nhất định).

Trình độ sáng tạo yêu cầu sáng chế không hiển nhiên đối với người có trình độ trung bình trong lĩnh vực kỹ thuật tương ứng. Đối với giải pháp hữu ích, ngưỡng đánh giá thấp hơn: giải pháp không được là hiểu biết thông thường hoặc giải pháp dễ dàng nhận thấy.

√ Khả năng áp dụng công nghiệp: Sáng chế phải có khả năng chế tạo hoặc sử dụng trong bất kỳ ngành công nghiệp hoặc hoạt động sản xuất nào; tiêu chí này trên thực tế thường không gây nhiều tranh cãi.

√ Tính thống nhất của sáng chế: Nếu đơn yêu cầu bảo hộ nhiều sáng chế không thống nhất (không cùng thuộc một ý tưởng sáng tạo chung), chuyên viên có thể yêu cầu giới hạn đơn chỉ còn một sáng chế và đề nghị nộp đơn tách cho các sáng chế còn lại. (Đơn tách có thể được nộp bất kỳ thời điểm nào trước khi cấp văn bằng hoặc trước khi có quyết định từ chối cuối cùng).

Thông báo thẩm định nội dung (Office Action): Trong quá trình thẩm định, nếu phát hiện vấn đề, Cục SHTT sẽ ban hành Thông báo thẩm định nội dung (còn gọi là thông báo dự định từ chối), trong đó nêu rõ các điểm không đáp ứng yêu cầu hoặc các nội dung cần sửa đổi. Các vấn đề thường gặp bao gồm: thiếu tính mới/trình độ sáng tạo so với tài liệu đối chứng cụ thể; yêu cầu bảo hộ không rõ ràng; phạm vi yêu cầu bảo hộ không được chấp nhận; hoặc các vấn đề hình thức còn tồn tại.

Người nộp đơn phải nộp bản trả lời đầy đủ, bao gồm lập luận pháp lý, ý kiến phản biện và/hoặc sửa đổi yêu cầu bảo hộ.

√ Thời hạn trả lời: 03 tháng kể từ ngày Cục SHTT ra thông báo.

√ Gia hạn: Thời hạn này thường có thể được gia hạn thêm 03 tháng.

√ Thẩm định lại: Nếu người nộp đơn khắc phục thành công các căn cứ từ chối, đơn sẽ được thẩm định lại. Thời hạn thẩm định lại thường bằng khoảng hai phần ba thời gian thẩm định ban đầu và kết thúc trong khoảng 04–06 tháng kể từ ngày nộp bản trả lời.

Trên thực tế, để đi đến kết luận cuối cùng, thường cần một hoặc nhiều vòng thông báo thẩm định và phản hồi như vậy.

Chiến lược sửa đổi yêu cầu bảo hộ và cấp văn bằng từng phần

√ Giới hạn sửa đổi trong phạm vi bộc lộ ban đầu: Mọi sửa đổi trong quá trình theo đuổi đơn không được mở rộng vượt quá nội dung đã được bộc lộ trực tiếp và rõ ràng trong bản mô tả ban đầu (Điều 115 Luật Cục SHTT). Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN đã liệt kê và làm rõ 10 trường hợp sửa đổi/yêu cầu bảo hộ bị coi là vượt quá phạm vi bộc lộ ban đầu, qua đó tạo cơ sở rõ ràng cho việc từ chối và thậm chí hủy bỏ hiệu lực đối với văn bằng đã được cấp nếu vi phạm.

√ Cấp văn bằng bảo hộ từng phần: Một điểm cải tiến thủ tục quan trọng theo Luật Cục SHTT 2022 (Điều 118), được cụ thể hóa bởi Thông tư 23, cho phép Cục SHTT cấp bằng đối với các yêu cầu bảo hộ đã đáp ứng điều kiện, trong khi vẫn tiếp tục xử lý các yêu cầu bảo hộ còn đang tranh luận. Cơ chế này cho phép người nộp đơn sớm có quyền thực thi đối với phạm vi bảo hộ có giá trị thương mại, thay vì phải chờ toàn bộ bộ yêu cầu bảo hộ được chấp nhận.

Lưu ý thực tiễn: Khi sửa đổi phù hợp với nội dung bộc lộ ban đầu, người nộp đơn có thể viện dẫn kết quả tra cứu/thẩm định từ nước ngoài theo Thông tư 23 để hỗ trợ lập luận về khả năng được bảo hộ và rút ngắn thời gian xử lý tại Cục SHTT.

Thẩm định nhanh (Accelerated Examination): Kể từ cuối năm 2023, Việt Nam đã chính thức đưa vào áp dụng cơ chế đẩy nhanh thẩm định sáng chế thông qua việc sử dụng kết quả tra cứu và thẩm định của cơ quan sáng chế nước ngoài. Theo Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN, người nộp đơn có thể nộp các kết quả thẩm định (báo cáo tra cứu và/hoặc các yêu cầu bảo hộ đã được chấp nhận) của một đơn sáng chế tương ứng ở nước ngoài để đề nghị Cục SHTT rút ngắn thời gian thẩm định tại Việt Nam.

Đơn nước ngoài phải được nộp và thẩm định bởi cơ quan sáng chế được công nhận (thường là USPTO, EPO, JPO, KIPO, CNIPA, v.v.) và phải có ít nhất một yêu cầu bảo hộ được chấp nhận. Các yêu cầu bảo hộ tại Việt Nam phải giống hệt các yêu cầu đã được chấp nhận ở nước ngoài.

Hồ sơ cần nộp bao gồm: đơn yêu cầu thẩm định nhanh; bản sao các thông báo/kết quả thẩm định của cơ quan nước ngoài và bản dịch; bộ yêu cầu bảo hộ được chấp nhận và bản dịch; cùng các sửa đổi cần thiết để đồng nhất yêu cầu bảo hộ tại Việt Nam. Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, Cục SHTT có thể xử lý nhanh đơn, giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi. Do đó, các người nộp đơn đã có bằng sáng chế được cấp tại các quốc gia khác nên cân nhắc nghiêm túc cơ chế này để giảm đáng kể mốc thời gian 03-05 năm thông thường tại Việt Nam.

Bước 6: Cấp văn bằng, công bố và duy trì hiệu lực

Thông báo dự định cấp văn bằng: Trường hợp chuyên viên thẩm định xác định đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện bảo hộ (hoặc mọi căn cứ từ chối đã được khắc phục), Cục SHTT Việt Nam sẽ ban hành Thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ (còn gọi là quyết định cấp bằng hoặc thông báo chấp nhận bảo hộ). Ở giai đoạn này, người nộp đơn phải nộp lệ phí cấp văn bằng và phí duy trì hiệu lực năm đầu tiên. Thời hạn nộp các khoản phí này là 03 tháng kể từ ngày ra thông báo, và có thể được gia hạn một lần thêm 03 tháng theo yêu cầu.

Cấp văn bằng và công bố: Sau khi người nộp đơn hoàn tất việc nộp phí, Cục SHTT sẽ cấp Bằng độc quyền sáng chế/Bằng độc quyền giải pháp hữu ích và công bố việc cấp văn bằng trên Công báo Sở hữu công nghiệp. Đồng thời, thông tin về văn bằng sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng bạ quốc gia về sở hữu công nghiệp. Hiện nay, Việt Nam đã áp dụng văn bằng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với văn bằng giấy, giúp chủ sở hữu và cơ quan chức năng dễ dàng tra cứu, xác minh thông tin sáng chế trên môi trường trực tuyến.

Thời hạn bảo hộ và phí duy trì (niên phí): Bằng độc quyền sáng chế có hiệu lực 20 năm kể từ ngày nộp đơn, trong khi Bằng độc quyền giải pháp hữu ích có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Để duy trì hiệu lực của văn bằng, chủ sở hữu phải nộp phí duy trì hiệu lực hằng năm (niên phí). Niên phí năm thứ nhất được nộp tại thời điểm cấp văn bằng (bao gồm năm hiệu lực đầu tiên); các niên phí tiếp theo phải được nộp hằng năm vào ngày kỷ niệm ngày cấp văn bằng. Pháp luật cho phép thời gian ân hạn 06 tháng để nộp niên phí muộn kèm theo phụ phí. Trường hợp niên phí không được nộp đúng hạn (kể cả trong thời gian ân hạn), văn bằng sẽ chấm dứt hiệu lực kể từ ngày đến hạn nộp.

Bước 7: Xử lý từ chối và khiếu nại

Không phải mọi đơn sáng chế đều được cấp văn bằng. Trường hợp người nộp đơn không thể khắc phục các ý kiến phản đối của chuyên viên thẩm định, Cục Cục SHTT Việt Nam có thể ban hành Quyết định từ chối cấp văn bằng. Trong tình huống này, người nộp đơn vẫn có các biện pháp pháp lý để khiếu nại/quyết định từ chối, cụ thể như sau:

Khiếu nại/xem xét lại tại Cục SHTT (cấp thứ nhất): Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được Quyết định từ chối, người nộp đơn có thể nộp đơn khiếu nại lần đầu tại chính Cục SHTT. Về bản chất, đây là yêu cầu Cục SHTT xem xét lại quyết định của mình. Đơn khiếu nại cần kèm theo lập luận pháp lý, chứng cứ và/hoặc sửa đổi yêu cầu bảo hộ nhằm khắc phục các căn cứ từ chối. Sau khi xem xét, Cục SHTT có thể giữ nguyên hoặc hủy bỏ quyết định từ chối trong quyết định giải quyết khiếu nại.

Khiếu nại lên Bộ quản lý nhà nước (cấp thứ hai): Trường hợp khiếu nại tại Cục SHTT bị bác bỏ, hoặc Cục SHTT không giải quyết trong thời hạn luật định, người nộp đơn có quyền tiếp tục khiếu nại lên Bộ Khoa học và Công nghệ (MOST) – cơ quan quản lý trực tiếp Cục SHTT. Đơn khiếu nại lần hai phải được nộp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại của Cục SHTT, hoặc kể từ ngày hết thời hạn mà Cục SHTT phải giải quyết nhưng không giải quyết. Bộ Khoa học và Công nghệ sẽ xem xét vụ việc và ban hành quyết định giải quyết khiếu nại.

Khởi kiện hành chính tại Tòa án: Người nộp đơn có thể khởi kiện vụ án hành chính để yêu cầu Tòa án xem xét tính hợp pháp của Quyết định từ chối của Cục SHTT trong thời hạn 01 năm kể từ ngày nhận được (hoặc biết được) quyết định đó, theo quy định tại Điều 116 Luật Tố tụng hành chính năm 2015. Đáng lưu ý, pháp luật Việt Nam không bắt buộc người khởi kiện phải hoàn tất toàn bộ thủ tục khiếu nại hành chính trước khi khởi kiện; Luật Khiếu nại cho phép người dân/tổ chức khởi kiện tại Tòa án ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình giải quyết khiếu nại (tức là có thể bỏ qua hoặc dừng con đường hành chính để chuyển sang con đường tư pháp).
Tính đến năm 2025, Việt Nam đã phê duyệt việc thành lập Tòa án chuyên trách về Cục SHTT tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh để giải quyết các tranh chấp dân sự và hành chính về Cục SHTT; khi các tòa án này đi vào hoạt động, các vụ kiện liên quan đến quyết định của Cục SHTT dự kiến sẽ được thụ lý tại các tòa chuyên trách này, thay thế cho thông lệ trước đây là khởi kiện tại Tòa án hành chính thuộc Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội. Cuối cùng, Tòa án có thể giữ nguyên hoặc hủy bỏ/sửa đổi quyết định của Cục SHTT.

Thời hạn và thực tiễn áp dụng: Mặc dù pháp luật quy định thời hạn cụ thể để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại (ví dụ: Cục SHTT phải giải quyết khiếu nại lần đầu trong một khoảng thời gian nhất định), trên thực tế, quá trình này thường kéo dài hơn đáng kể. Do đó, nhiều người nộp đơn có xu hướng chủ động làm việc với chuyên viên thẩm định ngay trong giai đoạn theo đuổi đơn để hạn chế nguy cơ bị từ chối chính thức. Cũng cần lưu ý rằng, sau khi có quyết định từ chối cuối cùng, việc sửa đổi yêu cầu bảo hộ (kể cả sửa đổi theo hướng thu hẹp) thường không được chấp nhận nếu không thông qua thủ tục khiếu nại; vì vậy, quy trình khiếu nại chính là cơ hội để người nộp đơn đưa ra thêm lập luận, chứng cứ hoặc tài liệu bổ sung. Trong bối cảnh này, việc thuê đại diện sáng chế địa phương có chuyên môn là yếu tố then chốt để xử lý hiệu quả các thủ tục khiếu nại và bảo vệ quyền lợi của người nộp đơn.

Tổng quan về các mốc thời gian

Bảng dưới đây tóm tắt các thời hạn và mốc thời gian quan trọng trong quá trình nộp và theo đuổi đơn sáng chế tại Việt Nam:

Giai đoạn	Thời hạn / Khung thời gian
Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên nước ngoài (Công ước Paris)	Nộp đơn trong vòng 12 tháng kể từ ngày ưu tiên sớm nhất
Vào giai đoạn quốc gia theo PCT	31 tháng kể từ ngày nộp quốc tế/ngày ưu tiên
Trả lời thông báo thẩm định hình thức	02 tháng kể từ ngày thông báo; được gia hạn 01 lần
Công bố đơn	Tháng thứ 19 kể từ ngày ưu tiên hoặc 02 tháng sau khi chấp nhận đơn hợp lệ; có thể yêu cầu công bố sớm
Nộp yêu cầu thẩm định nội dung	Trong vòng 42 tháng (đối với sáng chế) hoặc 36 tháng (đối với giải pháp hữu ích) kể từ ngày ưu tiên
Thời hạn thẩm định nội dung	Kết quả thẩm định được ban hành trong vòng 18 tháng kể từ ngày công bố hoặc ngày nộp yêu cầu
Trả lời thông báo thẩm định nội dung	03 tháng kể từ ngày thông báo; được gia hạn 01 lần
Thời hạn phản đối	09 tháng kể từ ngày công bố đơn
Nộp lệ phí cấp văn bằng	03 tháng kể từ ngày thông báo dự định cấp văn bằng
Duy trì hiệu lực hằng năm	Nộp niên phí hằng năm kể từ năm hiệu lực đầu tiên

V. Các cân nhắc chiến lược dành cho người nộp đơn

Khi xây dựng chiến lược nộp đơn sáng chế tại Việt Nam, người nộp đơn nên lưu ý một số định hướng và kinh nghiệm thực tiễn sau đây:

Lựa chọn giữa sáng chế và giải pháp hữu ích: Trường hợp giải pháp kỹ thuật mang tính đột phá, có trình độ sáng tạo cao và tạo ra bước tiến kỹ thuật rõ rệt, việc nộp đơn Bằng độc quyền sáng chế là phù hợp nhằm đạt được mức độ bảo hộ tối đa với thời hạn 20 năm. Ngược lại, nếu giải pháp chỉ là cải tiến gia tăng, hoặc có khả năng gặp khó khăn khi đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ sáng tạo, Bằng độc quyền giải pháp hữu ích có thể là lựa chọn khả thi hơn, dù thời hạn bảo hộ ngắn hơn (10 năm). Trên thực tế, chuyên viên thẩm định Việt Nam áp dụng ngưỡng đánh giá thấp hơn đối với yếu tố “sáng tạo” của giải pháp hữu ích. Ngoài ra, người nộp đơn có thể nộp ban đầu dưới dạng sáng chế và, nếu gặp phản đối về trình độ sáng tạo trong quá trình thẩm định, chuyển đổi sang giải pháp hữu ích để vẫn đạt được bảo hộ.

Kết hợp bảo hộ sáng chế và kiểu dáng công nghiệp: Hai hình thức bảo hộ này không loại trừ lẫn nhau. Nếu sản phẩm vừa có đặc điểm kỹ thuật mới, vừa có hình dáng bên ngoài độc đáo, người nộp đơn nên cân nhắc đồng thời nộp đơn sáng chế và đơn kiểu dáng công nghiệp. Sáng chế bảo hộ các yếu tố kỹ thuật/chức năng, trong khi kiểu dáng công nghiệp bảo hộ yếu tố tạo dáng thẩm mỹ. Cách tiếp cận song song này giúp mở rộng phạm vi bảo hộ, đặc biệt hiệu quả trong việc chống lại các sản phẩm sao chép hình thức bên ngoài nhưng có thể thay đổi cấu trúc kỹ thuật bên trong.

Sử dụng con đường PCT trong chiến lược quốc tế: Các doanh nghiệp Trung Quốc mở rộng hoạt động sang Việt Nam thường lựa chọn con đường PCT để bao phủ nhiều quốc gia một cách hiệu quả. PCT cho phép người nộp đơn có 31 tháng để quyết định có vào giai đoạn quốc gia tại Việt Nam hay không, qua đó có thêm thời gian đánh giá tiềm năng thương mại của thị trường. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ nộp bản dịch tiếng Việt đúng hạn; Việt Nam không cho phép nộp muộn bản dịch hoặc vào giai đoạn quốc gia muộn, do đó người nộp đơn cần chủ động phân bổ thời gian và nguồn lực dịch thuật để tránh rủi ro vào phút chót. Nếu Việt Nam là thị trường trọng điểm, việc nộp đơn quốc gia trực tiếp (hoặc vào giai đoạn quốc gia sớm) kết hợp với yêu cầu công bố sớm và thẩm định sớm có thể thể hiện cam kết đầu tư và giúp rút ngắn thời gian cấp bằng.

Yêu cầu thẩm định nội dung sớm: Việc chờ đến hết thời hạn tối đa 42 tháng mới nộp yêu cầu thẩm định nội dung thường không được khuyến nghị, trừ khi người nộp đơn cần trì hoãn chi phí. Yêu cầu thẩm định sớm (có thể nộp ngay khi nộp đơn hoặc bất kỳ thời điểm nào trước hạn) sẽ thúc đẩy Cục SHTT bắt đầu thẩm định nội dung ngay sau khi công bố, qua đó giảm đáng kể thời gian chờ đợi. Đối với các đơn có tầm quan trọng chiến lược, nên nộp yêu cầu thẩm định và nộp phí càng sớm càng tốt để tránh rủi ro quá hạn và đẩy nhanh tiến trình.

Tăng tốc thông qua kết quả thẩm định nước ngoài (PPH/kết quả tương đương):
Người nộp đơn nên tận dụng kết quả thẩm định tại các quốc gia khác. Trường hợp đã được cấp bằng hoặc có yêu cầu bảo hộ được chấp nhận tại Trung Quốc, Nhật Bản, châu Âu hoặc Hoa Kỳ, người nộp đơn có thể sử dụng các kết quả này để đề nghị Cục SHTT đẩy nhanh thẩm định. Điều kiện then chốt là các yêu cầu bảo hộ tại Việt Nam phải được sửa đổi trùng khớp hoàn toàn với các yêu cầu đã được chấp nhận ở nước ngoài. Cục SHTT vẫn tiến hành thẩm định độc lập, nhưng trên thực tế thường xử lý nhanh hơn và có xu hướng chấp nhận các yêu cầu đã được một cơ quan sáng chế uy tín đánh giá là mới và có trình độ sáng tạo. Ngoài ra, Việt Nam cũng tham gia các chương trình thí điểm Patent Prosecution Highway (PPH) (ví dụ với JPO), do đó người nộp đơn nên kiểm tra tính đủ điều kiện của hồ sơ để tận dụng các cơ chế tăng tốc này khi có thể.

Đơn tách (Divisional applications) đối với nhiều sáng chế: Pháp luật Việt Nam yêu cầu mỗi đơn sáng chế phải đáp ứng tính thống nhất của sáng chế. Trường hợp đơn chứa nhiều giải pháp kỹ thuật độc lập, chuyên viên thẩm định sẽ yêu cầu người nộp đơn tách đơn. Do đó, người nộp đơn cần chủ động dự trù khả năng nộp đơn tách, và nộp kịp thời (trước khi cấp văn bằng hoặc trong thời hạn trả lời thông báo thiếu tính thống nhất) để bảo toàn ngày ưu tiên. Về mặt chiến lược, nên soạn thảo đơn ban đầu theo hướng gom nhóm các giải pháp có liên quan hoặc xây dựng các phương án dự phòng có thể tách thành đơn độc lập khi cần thiết.

Trả lời Thông báo thẩm định (Office Actions): Luôn tuân thủ đúng thời hạn trả lời (03 tháng đối với thẩm định nội dung). Có thể xin gia hạn một lần khi cần thiết, tuy nhiên việc trì hoãn quá lâu sẽ làm kéo dài thời gian xử lý và tiềm ẩn rủi ro bị coi là từ bỏ đơn. Do chuyên viên thẩm định tại Việt Nam soi xét rất kỹ các chi tiết hình thức, người nộp đơn cần bảo đảm bản dịch tiếng Việt chính xác, đồng thời thống nhất tuyệt đối các thông tin hình thức (tên, địa chỉ, dữ liệu thư mục…) để tránh phát sinh phản đối không cần thiết.

Người nộp đơn nên phối hợp chặt chẽ với đại diện sáng chế để xử lý ý kiến của chuyên viên thẩm định. Cần xác định rõ từng căn cứ phản đối và xây dựng lập luận chi tiết, làm rõ sự khác biệt giữa sáng chế và tài liệu đối chứng, cũng như lý do đáp ứng các tiêu chuẩn bảo hộ. Các lập luận nên được trình bày rõ ràng, có cấu trúc, bằng tiếng Việt, và có thể kèm theo chứng cứ kỹ thuật, ý kiến chuyên gia, bảng so sánh hoặc dữ liệu thử nghiệm (nếu phù hợp). Tránh sử dụng các thuật ngữ mơ hồ như “khoảng”, “ưu tiên”, “tốt hơn”, mà cần xác định cụ thể các đặc điểm kỹ thuật.

Sửa đổi yêu cầu bảo hộ: Việc sửa đổi yêu cầu bảo hộ nhằm làm rõ nội dung và nhấn mạnh các đặc điểm mới và có trình độ sáng tạo là biện pháp phổ biến. Người nộp đơn được phép thu hẹp phạm vi yêu cầu bảo hộ để vượt qua phản đối; tuy nhiên, không được mở rộng phạm vi so với nội dung bộc lộ ban đầu. Trường hợp bị phản đối về tính thống nhất, cần loại bỏ các yêu cầu không liên quan hoặc nộp đơn tách cho các giải pháp còn lại.

Tận dụng kết quả tra cứu/thẩm định nước ngoài: Nên nộp các báo cáo tra cứu và kết quả thẩm định từ các cơ quan sáng chế nước ngoài (ví dụ: USPTO, EPO, JPO, CNIPA…) nơi sáng chế đã được cấp bằng hoặc có yêu cầu bảo hộ được chấp nhận. Cục SHTT thường ghi nhận giá trị tham khảo cao của các kết quả này và có thể cho phép thẩm định nhanh nếu bộ yêu cầu bảo hộ tại Việt Nam được sửa đổi phù hợp hoàn toàn với bộ yêu cầu đã được chấp nhận ở nước ngoài.

Yêu cầu trao đổi trực tiếp hoặc làm việc với chuyên viên thẩm định: Pháp luật Việt Nam cho phép người nộp đơn trao đổi trực tiếp với chuyên viên thẩm định. Việc đối thoại này giúp làm rõ các hiểu nhầm kỹ thuật, định hướng sửa đổi phù hợp và đẩy nhanh quá trình giải quyết.

Khiếu nại hay nộp đơn mới: Khi đối mặt với quyết định từ chối cuối cùng, người nộp đơn cần đánh giá kỹ khả năng thành công của việc khiếu nại. Thủ tục khiếu nại có thể kéo dài, nhưng đáng cân nhắc nếu sáng chế có giá trị thương mại cao và các căn cứ từ chối có thể được xem xét lại ở cấp cao hơn. Trong một số trường hợp khác, nộp đơn mới (với bộ yêu cầu bảo hộ đã điều chỉnh hoặc bổ sung dữ liệu kỹ thuật) có thể là phương án khả thi, nếu thời gian cho phép và việc bộc lộ chưa gây mất tính mới. Mỗi vụ việc có đặc thù riêng; do đó, cần tham vấn ý kiến của luật sư/đại diện sáng chế tại Việt Nam để lựa chọn hướng đi tối ưu (khiếu nại, nộp lại đơn, hoặc chuyển sang giải pháp hữu ích nếu còn khả thi).

Khai thác cơ chế thời gian ân hạn: Việt Nam cho phép thời gian ân hạn 12 tháng đối với các bộc lộ do chính người nộp đơn thực hiện (hoặc do bên thứ ba có được thông tin từ người nộp đơn). Nếu sáng chế đã vô tình bị bộc lộ (ví dụ: tại hội chợ, triển lãm, bài báo khoa học) trong vòng 12 tháng trước ngày nộp đơn, người nộp đơn vẫn có thể nộp đơn tại Việt Nam mà không bị coi là mất tính mới, với điều kiện phải sẵn sàng chứng minh việc bộc lộ thuộc trường hợp được hưởng ân hạn.

Chiến lược nộp đơn kiểu dáng công nghiệp: Đối với kiểu dáng công nghiệp, nên cân nhắc nộp nhiều phương án/biến thể của cùng một thiết kế trong một đơn duy nhất để tối đa hóa phạm vi bảo hộ. Pháp luật Việt Nam cho phép nộp một bộ kiểu dáng tương tự nhau (khác biệt nhỏ về hoa văn, chi tiết hình dáng) nếu có đặc điểm tạo dáng cơ bản giống nhau. Cách tiếp cận này tiết kiệm chi phí và giúp ngăn chặn hiệu quả các sản phẩm sao chép chỉ thay đổi nhỏ về hình thức. Đồng thời, do Việt Nam áp dụng nguyên tắc nộp đơn đầu tiên, người nộp đơn nên nộp đơn sớm, bởi chỉ cần khác biệt nhỏ cũng có thể tạo ra một quyền kiểu dáng có hiệu lực để ngăn cản đối thủ. Trong các ngành như thời trang, nội thất, điện tử – nơi hình thức sản phẩm đóng vai trò then chốt – kiểu dáng công nghiệp tại Việt Nam là tài sản SHTT rất giá trị.

Nộp đơn điện tử và theo dõi tình trạng hồ sơ: Người nộp đơn nên tận dụng hệ thống nộp đơn và thanh toán điện tử của Cục SHTT để tăng hiệu quả xử lý, nhưng cần lưu ý hoàn tất đúng hạn các nghĩa vụ nộp bản giấy (nếu được yêu cầu). Sau khi nộp đơn, tình trạng hồ sơ có thể được theo dõi thông qua Thư viện số Sở hữu công nghiệp (IPLib) của Cục SHTT. Tuy nhiên, dữ liệu trực tuyến đôi khi cập nhật chậm; trong trường hợp cần thông tin kịp thời, đại diện địa phương có thể trực tiếp liên hệ Cục SHTT để xác minh.

Lập kế hoạch thực thi và khai thác thương mại: Sau khi được cấp bằng, sáng chế cần được ghi nhận trong các hợp đồng thương mại, hợp đồng li-xăng, chuyển giao công nghệ. Chủ bằng nên theo dõi thị trường để phát hiện hành vi xâm phạm và sẵn sàng thực thi quyền thông qua các biện pháp hành chính và/hoặc dân sự. Cần lưu ý rằng biện pháp hình sự không áp dụng đối với hành vi xâm phạm sáng chế tại Việt Nam.

Các cơ quan nhà nước chủ chốt: Cục SHTT Việt Nam là cơ quan trung tâm xử lý đơn sáng chế và kiểu dáng (thẩm định, cấp bằng, công bố), đồng thời giải quyết các thủ tục sau cấp như ghi nhận chuyển nhượng, li-xăng và yêu cầu hủy bỏ hiệu lực. Bộ Khoa học và Công nghệ (MOST) là cơ quan quản lý cấp trên của Cục SHTT và là cấp giải quyết khiếu nại lần hai. Trong giai đoạn thực thi quyền, các cơ quan khác như Tòa án, Thanh tra, Hải quan, Quản lý thị trường sẽ tham gia; tuy nhiên, trong quá trình nộp và theo đuổi đơn, Cục SHTT vẫn là đầu mối chính. Do đó, việc làm việc thông qua đại diện SHTT đã đăng ký tại Việt Nam là điều kiện thiết yếu để bảo đảm tuân thủ thủ tục và xử lý hiệu quả các yêu cầu về pháp lý và ngôn ngữ.

Kết luận

Việc bảo hộ sáng chế tại Việt Nam đòi hỏi người nộp đơn phải quản lý và tuân thủ nhiều giai đoạn khác nhau, bao gồm: lựa chọn cách thức nộp đơn phù hợp; đáp ứng các yêu cầu chặt chẽ về hình thức và nội dung; kịp thời trả lời các thông báo thẩm định trong những thời hạn nghiêm ngặt; nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản phí và niên phí; đồng thời chủ động xây dựng chiến lược khiếu nại và thực thi quyền khi cần thiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nộp đơn sớm, tận dụng hiệu quả các kết quả tra cứu và thẩm định quốc tế, cùng với việc sử dụng đại diện SHTT địa phương có kinh nghiệm, là những yếu tố then chốt quyết định thành công.

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Bằng độc quyền sáng chế và Bằng độc quyền giải pháp hữu ích cho phép người nộp đơn lựa chọn hình thức bảo hộ phù hợp nhất với đặc điểm kỹ thuật và giá trị thương mại của từng giải pháp. Thông qua việc nắm vững quy trình và các khuyến nghị nêu trên, các doanh nghiệp Trung Quốc cũng như các nhà đầu tư nước ngoài khác có thể bảo vệ hiệu quả hơn các đổi mới sáng tạo của mình tại Việt Nam.

Hệ thống SHTT của Việt Nam, được hài hòa và hoàn thiện đáng kể thông qua các cải cách pháp lý gần đây, hiện nay cung cấp một khuôn khổ bảo hộ tương đối vững chắc cho sáng chế và giải pháp hữu ích. Tuy nhiên, để đạt được kết quả mong muốn, người nộp đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thủ tục và vận dụng một cách chiến lược các cơ chế pháp lý sẵn có. Với sự chuẩn bị phù hợp và sự hỗ trợ của chuyên gia địa phương, việc đạt được bảo hộ sáng chế tại Việt Nam hoàn toàn có thể trở thành một khoản đầu tư hiệu quả và có giá trị, góp phần thúc đẩy hoạt động mở rộng kinh doanh tại một thị trường Việt Nam đang tăng trưởng nhanh chóng.

Đọc thêm: